Voorraadcontrole, de kernactiviteit van het magazijn

Voorraadcontrole ─ voortdurend weten welke voorraad zich in het magazijn bevindt ─ is een essentieel proces voor een correcte logistiek. Dit heeft een rechtstreekse invloed op de tevredenheid van de klant.

Bedenk hoe frustrerend het is voor een klant die weken moet wachten op een bestelling die hij online heeft gekocht omdat het product niet in voorraad is. Dit probleem wordt veroorzaakt door slecht voorraadbeheer en is niet alleen slecht voor de reputatie schaden, het verhoogt ook de logistieke kosten en leidt tot omzetverlies.

In dit artikel leggen wij uit wat voorraadcontrole is en waarom het een essentieel onderdeel is van de supply chain van elk bedrijf. We zullen ook zien hoe warehouse management software helpt om de voorraad te controleren, goederen in real time te volgen en de flows te optimaliseren.

Wat is voorraadcontrole?

Voorraadcontrole bestaat uit het organiseren en controleren van de goederen die het magazijn binnenkomen en verlaten. Hierbij wordt een inventaris opgemaakt van de binnengekomen en de verzonden artikelen om het aantal beschikbare eenheden voor elke SKU te bepalen.

Dit is essentieel voor bedrijven met een grote productportefeuille, zoals de sportgigant Decathlon. Hun magazijn in Northampton, Verenigd Koninkrijk, werd door Mecalux uitgerust met stellingen voor picking en beheert 35.000 SKU's met verschillende omlooptijden en maten (sportschoenen, badmutsen, technische kleding, enz.). Tegelijkertijd wordt er elke dag een groot aantal bestellingen verzonden: 3.000 online bestellingen en tussen de 50.000 en 60.000 artikelen die worden verzonden naar de fysieke franchisewinkels in het Verenigd Koninkrijk. Hoe kan men de inkoop van zoveel producten en de voorbereiding van al die bestellingen goed beheren? Het antwoord ligt in voorraadcontrole.

Voorraadcontrole vervult twee fundamentele functies: enerzijds het voorkomen van voorraadtekorten waardoor klanten niet onmiddellijk bevoorraden worden en anderzijds het voorkomen van voorraadoverschotten, die tot extra opslagkosten leiden.

Wil een onderneming de producten correct beheren, dan is het allereerst zaak de vraag te plannen, d.w.z. de schommelingen veroorzaakt als gevolg van de marktvraag en de seizoensgebonden aard van het product voorspellen om voldoende voorraden in het magazijn aan te houden. Zo kan men vooraf bepalen hoeveel producten nodig zijn en de activiteiten daarrond organiseren.

Waarom voorraadcontrole?

Op basis van deze informatie kunnen we ons al een idee vormen van het doel van voorraadcontrole: de nodige producten in voorraad hebben om te kunnen werken. Waarom moet deze activiteit nu prioriteit krijgen?

• Concurrentievermogen. Kennis van de status van de producten en hun locatie in het magazijn maakt orderpicking veel dynamischer en vlotter.
• De klant blij maken. Als de dienstverlening van het magazijn verbetert, stijgt ook de klanttevredenheid. Snelle, tijdige en foutloze leveringen scheppen vertrouwen en leiden dus tot meer toekomstige bestellingen.
• Hogere liquiditeit. Voorraadcontrole helpt de kosten in evenwicht te brengen, wat zich vertaalt in betere liquiditeit. Door de voorraad te verkopen wordt het geïnvesteerde geld terugverdiend en verbetert de balans.
• Kostenbesparing. Optimaal voorraadbeheer voorkomt te grote voorraden en veroudering van goederen die niet verkocht worden. Bovendien wordt de magazijnruimte geoptimaliseerd door de producten goed te verdelen (in plaats van twee magazijnen met een groot aantal producten is er bijvoorbeeld maar één nodig met enkel de essentiële artikelen). Op die manier kunnen wij de opslagkosten beperken.

Voorraadcontrole in het magazijn

Voorraadcontrole bestaat uit het bijhouden van het aantal producten dat het magazijn binnenkomt en verlaat, inclusief voorraadtellingen om de precieze hoeveelheid producten te kennen die op een bepaald moment beschikbaar zijn. Deze telling kan handmatig verlopen, met potlood en papier. Operatoren printen dan een lijst met de productcatalogus van het magazijn en lopen door de gangen om het aantal artikelen per bak te tellen. Vervolgens registreren zij de getelde aantallen in het systeem. Dit handmatige proces wordt een fysieke voorraadtelling genoemd.

Het nadeel is dat de er een grote kans is op fouten (bij het vinden van de artikelen, het tellen, het noteren op papier, het invoeren van de gegevens in het systeem, enz.) Het risico is groter wanneer bedrijven een groot aantal producten verwerken.

Door de fysieke voorraadtelling verkrijgt het bedrijf bovendien slechts een momentopname van de aantallen in het magazijn. De werking van het bedrijf wordt niet onderbroken, zodat nieuwe goederen blijven binnenkomen en meer bestellingen worden verzonden, nadat de producten zijn geteld. De voorraad in de inventaris zal dus snel achterhaald zijn.

De digitale transformatie in de logistiek en de integratie van nieuwe technologie bieden dan ook ongeziene mogelijkheden op het vlak van opslag, orderpicking of transport. Dit alles biedt meer zekerheid en controle. Technologie vergemakkelijkt niet alleen de voorraadcontrole, maar verhoogt ook de nauwkeurigheid. Ook voorraadcontrole met Excel is niet haalbaar, want dat is net zo foutgevoelig en helemaal niet schaalbaar. Je moet gespecialiseerde opslagsoftware gebruiken om de werking te versnellen en een volledige voorraad bij te houden.

Software voor voorraadcontrole

De beste optie is het gebruik van software voor magazijnbeheer, zoals Easy WMS van Mecalux, waarbij je voorraad strikt kunt controleren. Met dit systeem weet het bedrijf te allen tijde hoeveel voorraad beschikbaar is, waar deze vandaan komt, waar deze zich bevindt en waar deze naartoe gaat. Het bedrijf beschikt dus over een permanente voorraad, die in real time wordt bijgewerkt.

Hoe? Door de goederen te coderen. Vanaf het moment van aankomst in het magazijn worden de goederen geïdentificeerd met een etiket om de volledige traceerbaarheid van elk product te garanderen.

Het WMS wijst vervolgens aan elk product een locatie toe op basis van verschillende parameters, zoals de kenmerken of de omloopsnelheid. Een correcte verdeling van de goederen leidt tot een vlottere werking. De routing van de orderpickers wordt geoptimaliseerd zodat zij de kortst mogelijke afstanden afleggen en sneller kunnen werken.

Toezicht op de voorraad

Bedrijven concurreren om de beste te zijn. Daartoe moeten zij een snelle, hoogwaardige en foutloze logistieke dienstverlening aanbieden tegen de laagst mogelijke kostprijs. Voorraadcontrole speelt daarbij een sleutelrol. Voorraadtekorten leiden immers tot omzetverlies, ontevreden klanten, beheerskosten en dus een achterstand op de concurrentie.

Digitalisering is de ideale oplossing voor een strikte voorraadcontrole. Bedrijven kunnen zo de producten opvolgen die het magazijn binnenkomen en verlaten en krijgen zo een overzicht van de beschikbare artikelen.

Warehouse management software zoals Easy WMS van Mecalux is de onfeilbare tool voor voorraadbeheer. Deze software is al in meer dan 900 logistieke magazijnen toegepast bij bedrijven in allerhande sectoren, waaronder retail, e-commerce, 3PL, technologie en elektronica, automotive, voeding en geneesmiddelen. Neem contact met ons op en dan kunnen we u informeren over de functies en laten zien hoe deze software u kan helpen de prestaties van uw bedrijf te verbeteren.