Voorraadbeheer: de hoeksteen van het magazijn

Voorraadbeheer bestaat uit het bijhouden van de geregistreerde producten, de bevoorrading van goederen en de verzending. De voorraad omvat alle materiële goederen die een bedrijf gebruikt om te produceren of om aan de vraag van klanten te voldoen.

Het is een van de belangrijkste activiteiten in elk bedrijf omdat het invloed heeft op de andere activiteiten die in het magazijn plaatsvinden. Bedrijven moeten een minimumvoorraad aanhouden om de dienstverlening te waarborgen in geval van een onverwachte toename van de vraag of een leveringsprobleem. Zo voorkomt men onderbrekingen in productieprocessen of in de orderpicking.

In dit artikel leggen we uit wat voorraadbeheer is, waarom het belangrijk is en wat de meest gebruikte methoden zijn voor ondernemingen om het aantal producten in het magazijn te controleren.

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer is een manier om de voorraad hoeveelheid producten die een bedrijf in zijn magazijn bewaart, te organiseren en te controleren.

Onder producten verstaan we niet alleen grondstoffen, halffabricaten en eindproducten, maar ook de verschillende soorten verpakkingen, reserveonderdelen en accessoires die een bedrijf dagelijks gebruikt.

Om al deze voorraden goed te beheren, is het noodzakelijk de inkomende en uitgaande goederen in het magazijn bij te houden. Ook de hoeveelheid goederen die nodig is om aan de vraag te voldoen en het tijdstip van bevoorrading moeten worden bepaald.

Belang van voorraadbeheer

Voorraadbeheer is essentieel voor de juiste organisatie van het magazijn en het goede verloop van alle activiteiten in de toeleveringsketen.

Het aanhouden van de juiste voorraadniveaus zorgt voor een vlottere werking. Het vergemakkelijkt ook het vervoer en de distributie van producten om de klanten een efficiëntere dienstverlening te bieden. Het verminderen van het aantal fouten en retourzendingen en dus het verhogen van de klanttevredenheid behoren tot de prioriteiten van elk bedrijf.

Via voorraadbeheer houdt het bedrijf bij welke artikelen het in voorraad heeft, houdt het alle informatie actueel en houdt het historische gegevens bij.

En wat doen we met al deze informatie? In feite, toekomstige behoeften voorspellen, m.a.w. de voor te bereiden bestellingen bepalen. Op die manier worden de nodige middelen vooraf georganiseerd, wordt een veiligheidsvoorraad aangehouden en worden voorraadtekorten voorkomen.

Hoe kunt u uw voorraadbeheer verbeteren?

Voor een goed voorraadbeheer is het essentieel om een controlesysteem in te bouwen dat het mogelijk maakt:

• Een actuele voorraadadministratie bij te houden.
• Het voorraadniveau bij te houden om te weten wanneer en hoeveel van elk product moet worden aangevuld. Het bestelpunt kan bijvoorbeeld worden bepaald met behulp van de formule van Camp.
• Ongewone situaties te melden die op problemen kunnen wijzen.
• Rapporten op te stellen voor de magazijnbeheerder en de persoon die verantwoordelijk is voor de voorraadniveaus.
• Productveroudering vermijden. Producten kunnen bederven omdat ze te lang in het magazijn opgeslagen blijven.

Kortom, voorraadbeheer is gebaseerd op twee processen: enerzijds het bijhouden van een overzicht van de magazijnbewegingen. Wanneer bijvoorbeeld nieuwe goederen aankomen, moeten alle details bekend zijn (tijdstip van ontvangst, beschrijving van de goederen, gewicht, enz.)

Anderzijds om de hoeveelheid producten in voorraad te evalueren. Om de klanten te kunnen bedienen, moet de onderneming over voldoende goederen beschikken en voorkomen dat zij gedurende een te lange periode voorraden aanhoudt, omdat dit tot kostenoverschrijdingen zou leiden.

Software voor voorraadbeheer

Bedrijven kunnen hun activa handmatig opvolgen met pen en papier of via Excel-bestanden. Deze aanpak is echter niet alleen duurder (het vergt tijd en middelen die aan andere activiteiten kunnen worden besteed), maar het kan ook leiden tot fouten.

Om de goederen nauwkeurig en efficiënt te beheren, is het raadzaam om een Warehouse Management systeem te installeren, zoals Easy WMS van Mecalux. Met deze software kunnen organisaties de beschikbare middelen in hun magazijnen controleren, de exacte locatie van elk artikel kennen, de inkomende en uitgaande goederen controleren en anticiperen wanneer goederen opraken.

Hierbij identificeert en registreert het WMS de producten vanaf het moment dat ze in het magazijn aankomen en wijst ze een locatie toe op basis van de behoeften van het bedrijf (dit wordt slotting genoemd). Dit zorgt voor een volledige traceerbaarheid van een product.

Methoden en indicatoren voor voorraadbeheer

Naast het gebruik van magazijnbeheersoftware voor goed voorraadbeheer moeten bedrijven zich vertrouwd maken met methoden en data die hen helpen bij de juiste organisatie van goederen, anders verliezen zij aan concurrentievermogen.

Deze werkwijzen zijn gericht op de verdeling van de goederen en het werk van de operatoren volgens bepaalde eisen. De nadruk ligt op het vereenvoudigen van de productflows en het garanderen van leveringen aan de klanten of productielijnen zonder vertragingen en zonder voorraadoverschotten.

Materials Requirement Planning (MRP)

MRP (Materials Requirement Planning) is een systeem om de processen die verband houden met de productie, aankoop en levering van producten vooraf te organiseren.

Om de nodige voorraad te kunnen aanhouden, is het noodzakelijk over de verkoopgeschiedenis te beschikken en vlot te communiceren met de bedrijven die de grondstoffen leveren.

Een bedrijf dat bijvoorbeeld cosmetica produceert, moet ervoor zorgen dat het over alle materialen beschikt die het voor de dagelijkse activiteiten nodig heeft: verschillende soorten chemische bestanddelen, water, recipiënten, verpakkingen of inpakmateriaal.

Economic Order Quantity (EOQ)

De Economic Order Quantity (EOQ) - niet te verwarren met MOQ - is een wiskundige berekening om te bepalen wanneer en in welke hoeveelheid grondstoffen moeten worden besteld bij een leverancier.

Het doel van deze berekening is de optimale hoeveelheid te bepalen van een te bestellen product en de frequentie. De bedoeling is de opslagkosten af te wegen tegen de vaste kosten van elke bestelling. Op die manier krijgen we voldoende producten om de vaste bestelkosten te compenseren, maar zonder buitensporige opslagkosten.

Day Sales of Inventory

Dit is een indicator voor hoe lang producten in opslag blijven totdat ze worden verkocht of naar de productielijnen worden gestuurd. Deze informatie is van cruciaal belang om te bepalen wanneer herbevoorrading moet worden gebeuren.

Just-in-time

Bedrijven moeten niet alleen weten welke producten ze nodig hebben om de klant te bedienen, maar ook hoe ze die producten effectief kunnen beheren. Just-in-time houdt in dat men voldoende artikelen in voorraad houdt om de productielijnen te beleveren en de klanten te bevoorraden.

Het voordeel van just-in-time is dat de opslagkosten verminderen. Dit systeem kan echter problemen geven in geval van een plotselinge toename van de vraag en bottlenecks.

Belangrijkste activiteiten in het magazijn

Het is duidelijk dat voorraadbeheer een van de steunpijlers van de toeleveringsketen is. Door te berekenen hoeveel artikelen het bedrijf in voorraad moet houden, verloopt de werking soepeler en worden verstoringen en vertragingen voorkomen.

Een Warehouse Management systeem is een instrument dat in real time een actuele voorraad kan bijhouden. Het WMS weet te allen tijde wat de voorraad is, alsook de herkomst, locatie en bestemming van goederen, zodat mogelijke fouten tot een minimum worden beperkt. Mecalux beschikt over Easy WMS: software die gebruikt wordt door een groot aantal bedrijven van allerhande sectoren en grootte om nauwkeuriger te kunnen werken en de productiviteit van hun magazijnen te verbeteren.

Zo heeft Faynot, een bedrijf dat bevestigingsmateriaal levert, zijn magazijn in Frankrijk uitgerust met Easy WMS om zo de voorraad correct te beheren en ervoor te zorgen dat bestellingen zo snel mogelijk worden geleverd. Dit geldt ook voor Heidelberg, een internationale leverancier aan de grafische industrie, die Easy WMS gebruikt in zijn magazijn in Barcelona. Sonia Ros, hoofd logistiek bij Heidelberg: "Dankzij Easy WMS hebben we het voorraadbeheer vereenvoudigd". Ze voegde hieraan toe "We hebben de reactietijden, de plaatsing van onze producten en de kwaliteitscontrole verbeterd", zegt Sonia Ros, hoofd logistiek bij Heidelberg.

Twijfel niet en neem vandaag nog contact met ons op. Wij vertellen u hoe Mecalux u kan helpen uw voorraad efficiënt te beheren en uw bedrijf een nieuwe impuls te geven.