De efficiëntie van Excel voorraadbeheer

Het is niet ongewoon dat in kleine of middelgrote magazijnen, de inventaris en het voorraadbeheer worden gedaan in Excel of een andere gelijkwaardige software. Op de hoogte zijn van de situatie van de goederen in real time, is echter van cruciaal belang voor het nemen van weloverwogen beslissingen, daar het bepaalde voordelen oplevert voor de onderneming. Excel is in dit opzicht beperkt en als niet wordt geïnvesteerd in gespecialiseerde software voor voorraadbeheer, kan dat op de lange termijn nadelige gevolgen hebben. Laten we eens kijken naar de redenen.

In de afgelopen jaren heeft de groei van de e-commerce de complexiteit van de opslagtaken vergroot. Tegenwoordig is er een grotere verscheidenheid aan referenties of SKU's en minder voorraad voor elk daarvan. Bovendien is de magazijnbak de meest gebruikelijke laadeenheid voor goederen geworden.

In deze context is het beheren van de voorraden met papier en pen nu zeer arbeidsintensief. Sommige kleine bedrijven gebruiken daarom Excel om een inventaris van hun magazijn op te maken, als een eerste aanzet tot digitalisering. Is dit wel een goed idee?

In dit artikel analyseren we hoe de voorraden in een magazijn kunnen worden beheerd met Excel, wat de nadelen zijn en wanneer het nodig is om te kiezen voor een warehouse management systeem (WMS).

Excel voorraadbeheer: hoe het werkt

Microsoft Excel is een computerprogramma voor gegevensanalyse. Het belangrijkste kenmerk van deze applicatie, is de presentatie ervan in de vorm van spreadsheets of tabellen, waarin de gebruiker waarden toevoegt waarop berekeningen worden uitgevoerd door middel van formules, en de mogelijkheid om ze grafisch weer te geven.

Dankzij deze functies is Excel een veelgebruikt instrument geworden in de zakenwereld. Het wordt ook gebruikt in sommige opslagplaatsen, hoewel het niet specifiek voor dit doel is ontworpen.

Bovendien biedt Microsoft Excel sjablonen, XLTM-bestanden, voor bepaalde logistieke taken. Eén van de meest voorkomende is het «Warehouse Inventory»-model. Deze tabel kan worden gebruikt om items in te voeren en te verwijderen op basis van opdrachten vanuit de ERP, artikellijsten aan te leggen, gegevens over elke opslagplaats op te vragen of de waarde van de aanwezige voorraden bij te houden.

Natuurlijk is het mogelijk de modellen aan te passen aan de variabelen van de activiteit: bijvoorbeeld het aantal referenties, het gewicht en de grootte ervan of de houdbaarheidsdatum van het product.

Bovendien is het, dankzij de installatie van externe modules, zelfs mogelijk een Excel-tabel te synchroniseren met een barcodescanner, zodat de gegevens over de voorraden zeer snel kunnen worden bijgewerkt. Aangezien dit geen officiële modules zijn, kan een update van Excel deze verbinding verbreken, en zal wellicht de supportafdeling van de aanbieder van de module moeten worden ingeschakeld.

Het voordeel van het opstellen van een inventaris in Excel is de eenvoud ervan, aangezien vele medewerkers reeds vertrouwd zijn met de interface ervan, aangezien ze dit instrument ook buiten de logistiek hebben gebruikt.

Er moet echter rekening worden gehouden met een aantal belangrijke nadelen. Het uitvoeren van een voorraadcontrole impliceert een handmatig beheer van een groot deel van het proces. Hierbij moet iemand een bepaald gegeven in de cel invoeren, en een ander gegeven in een andere cel wijzigen. De kans op fouten is groot. Bovendien kunnen we met Excel de registratie van de inkomende en uitgaande producten van het magazijn niet automatiseren, noch kunnen gegevens van leveranciers of klanten gesynchroniseerd worden, is de traceerbaarheid van de producten vrijwel onmogelijk, en is de voorbereiding van bestellingen verre van optimaal. Kortom, als het magazijn wordt uitgebreid, zal een Excel voorraadbeheer niet meer haalbaar zijn.

WMS versus Excel: wanneer is het nodig om te kiezen voor een warehouse management systeem?

Excel voorraadbeheer, impliceert het handmatig bijhouden van de voorraad met pen en papier. Echter, wanneer het magazijn een bepaald niveau van complexiteit overschrijdt, is het essentieel om een WMS te implementeren, zoals Easy WMS van Mecalux.

Een warehouse management systeem vergemakkelijkt het beheer van voorraden, maar ook andere fundamentele logistieke processen voor het bedrijf, zoals orderpicking of het beheer van de opslaglocaties.

Hoewel middelgrote tot grote magazijnen al regelmatig een WMS gebruiken, zien we ook steeds vaker dat kleinere faciliteiten een WMS implementeren, vanwege de voordelen dat het biedt voor het beheer van de werkzaamheden.

Voorraadbeheer met behulp van een WMS biedt namelijk:

• Real-time informatie met betrekking tot de voorraden van elk magazijn: in verbinding met de ERP integreert de software alle gegevens met betrekking tot de producten, zoals omloopsnelheid, het partijnummer, enz.
• Optimale flexibiliteit in het werk van de magazijnmedewerkers: het vermijdt repetitieve taken zoals het toevoegen en verwijderen van producten en referenties in de toepassing. Vergissingen worden voorkomen.
• Optimalisatie van de opslaglocaties: het WMS automatiseert het toewijzen van opslaglocaties aan de producten op basis van de strategie van het bedrijf, zoals de omloopsnelheid en de nabijheid van andere artikelen. Hierdoor wordt de opslagcapaciteit vergroot zonder van magazijn te hoeven veranderen.
• De traceerbaarheid van de voorraden: dankzij de automatische controle kan de logistiek manager niet alleen de hoeveelheid van elke referentie controleren, maar ook de positie van het product bepalen tijdens de verschillende processen die in het magazijn plaatsvinden.
• Genereren van rapporten en statistische analyses: de software verzamelt de duizenden gegevens die elke dag in een magazijn worden gegenereerd, zodat de bedrijfsleider beslissingen kan nemen op basis van de werkelijke productiviteit van elke activiteit.

Automatisch voorraadbeheer in het magazijn

Logistiek 4.0 heeft de leveringstermijnen verkort en bedrijven gedwongen zich aan te passen aan de vele verkoopkanalen die door de klant worden gebruikt. Bij bedrijven met één of meerdere magazijnen met een groot volume aan inkomende en uitgaande producten, kan voorraadbeheer met Excel leiden tot vergissingen die resulteren in voorraadtekorten.

In het geval van de e-commerce, waar reputatie van fundamenteel belang is om concurrerend te blijven, kunnen tijdige leveringen aan klanten en optimalisering van de middelen in het magazijn, alleen worden gegarandeerd door een snelle dienstverlening.

Daarom vertrouwen steeds meer bedrijven op warehouse management systemen. Hierdoor kunnen het voorraadbeheer en het beheer van de opslaglocaties worden geautomatiseerd, wat leidt tot een hogere productiviteit en, wat nog belangrijker is, tot het wegvallen van extra kosten die hiermee gepaard gaan.

In de afgelopen 20 jaar heeft Easy WMS zijn status geconsolideerd als zijnde dé oplossing voor interne logistiek, waarmee vergissingen in de opslagprocessen kunnen worden voorkomen. Aarzel niet om contact met ons op te nemen. Onze experts vertellen u graag wat de voordelen zijn van het implementeren van Easy WMS in uw magazijn, afhankelijk van uw specifieke bedrijfsbehoeften.