Voorraadoverschot: strategieën om het te vermijden

Voorraadoverschot is één van de meest voorkomende logistieke problemen in magazijnen. Voorraadoverschotten zijn hoofdzakelijk te wijten aan een gebrekkige planning en/of coördinatie tussen de verschillende schakels in de logistieke keten. Wat zijn de gevolgen?

In dit artikel analyseren we wat voorraadoverschotten zijn, waardoor ze ontstaan, welke invloed ze hebben op het functioneren van een magazijn en, het allerbelangrijkste, we bespreken drie strategieën om voorraadoverschotten in een magazijn te voorkomen. 

Wat zijn voorraadoverschotten?

Er is sprake van een overschot wanneer de in het magazijn opgeslagen grondstoffen en eindproducten de vraag ver overtreffen. In dit geval komen er meer goederen binnen dan er worden verzonden, en wordt het magazijn een bottleneck.

Dit is onder meer te wijten aan een slechte planning en/of coördinatie tussen de verkoop, de logistiek en de productie. Doordat een onjuiste omloopsnelheid aan een product wordt toegekend, ontstaat een voorraadoverschot. Dit is een veel voorkomende fout in veel bedrijven. Voorraadoverschotten doen zich meestal voor in logistieke bedrijven die goederen opslaan en leveren, die voortkomen uit massaproductie. Wat is de reden van het ontstaan van voorraadoverschotten?

Voorraadoverschotten kunnen door tal van oorzaken ontstaan, zoals de seizoensgebondenheid van producten, de merkbekendheid, de intrede van nieuwe aanbieders op de markt en de verslechtering van de sociaal-economische omstandigheden op een afzetmarkt.

De omstandigheden waardoor overschotten ontstaan, kunnen in twee hoofdgroepen worden ingedeeld:

• Externe factoren: zijn het gevolg van sociaal-economische veranderingen die losstaan van de bedrijfsactiviteiten van de onderneming. In dit geval staat er in de logistieke planning van het magazijn nog steeds dezelfde voorraad aangegeven, maar is de vraag naar het product niet meer dezelfde. Dit leidt tot een situatie waarbij het magazijn de opdrachten betreffende inkomende en uitgaande goederen moet herschikken, om de situatie te regulariseren. Een voorbeeld hiervan kan een trendverandering of een economische crisis zijn.
• Interne factoren: zijn het gevolg van vergissingen in de bedrijfsorganisatie. Dit kan te wijten zijn aan logistieke fouten als gevolg van een gebrekkig voorraadbeheer of aan een onjuiste prognose van de groei door de in- of verkoopafdeling.

4 problemen die worden veroorzaakt door voorraadoverschotten

Overschotten in een magazijn kunnen leiden tot aanzienlijke extra logistieke kosten. De belangrijkste gevolgen:

• Inefficiënte verplaatsingen en goederenstromen: doordat er meer goederen in het magazijn moeten worden opgeslagen, kunnen er geen efficiënte in- en uitslag of looproutes voor orderpicking worden vastgelegd. Hoe meer goederen er moeten worden opgeslagen, hoe moeilijker het is om de goederen in het magazijn te beheren.
• Waardevermindering van de voorraad: nalatigheid bij de controle van inkomende en uitgaande goederen, kan de traceerbaarheid van artikelen in gevaar brengen. Dit is met name van belang in sectoren zoals de farmaceutische of de levensmiddelenindustrie, waar producten worden gereglementeerd door middel van een uiterste verkoopdatum of een uiterste houdbaarheidsdatum. Als de voorraad van een artikel in het magazijn te groot is, dan is de kans groter dat er vergissingen worden gemaakt bij het orderpicken of verzenden van de producten.
• Stijgende opslagkosten: Overschotten of restpartijen leiden tot hogere investeringen in de logistiek en extra uitgaven voor apparatuur en personeel om het magazijn te beheren.
• Een slecht imago van de onderneming: elke vergissing bij een handeling in een magazijn is nadelig voor een hoogstaande logistieke dienstverlening. Als er een overschot aan goederen is, dan is de kans groter dat de magazijnmedewerkers vergissingen maken bij het afhandelen van de bestelbonnen en het klaarzetten van de bestellingen, wat kan leiden tot ontevredenheid en mogelijke klachten van de klant. Vandaag de dag is dit een groot risico. Vooral door de opkomst van de e-commerce, waarbij dit essentieel is. Een slechte klantervaring of Customer Experience, kan ertoe leiden dat klanten zich tot de concurrentie wenden.

Overschotten leiden tot een lagere winstmarge van de onderneming, hetzij door een daling van de vraag, hetzij doordat het bedrijf, na een stijging van het aanbod, opnieuw moet investeren in opslagfaciliteiten om de capaciteit ervan te vergroten. In veel gevallen bestaat de oplossing niet uit de aanschaf van extra vierkante meters, maar uit de implementatie van conventionele of automatische opslagsystemen die zijn aangepast aan de workflow van de onderneming.

3 strategieën om overschotten te voorkomen

Overschotten of restpartijen vormen een probleem, dat kan worden aangepakt met intralogistieke oplossingen die de efficiëntie en productiviteit van het magazijn garanderen. Hoewel elk bedrijf specifieke behoeften heeft, zijn de drie belangrijkste strategieën om voorraadoverschotten te verminderen:

• Het warehouse management systeem (WMS): Een digitaal hulpmiddel, zoals een warehouse management systeem, kan de voorraad nauwkeurig voorspellen op basis van de vraag naar elk SKU en de kenmerken ervan. De software optimaliseert de workflow van het bedrijf, het vermijdt overschotten of restpartijen van elke referentie, en wijst de meest geschikte opslaglocaties en looproutes voor orderpicking toe. Dit alles met als doel de productiviteit van de installatie te optimaliseren.
• Geschikte opslagsystemen: of het nu een conventionele of een automatiseerde installatie betreft, de nadruk moet liggen op opslagoplossingen die zijn afgestemd op de reële behoeften van het bedrijf. Wanneer bijvoorbeeld de omloopsnelheid van de goederen een minder belangrijke rol speelt, dan kan de beschikbare ruimte door middel van compacte magazijnstellingen optimaal worden gebruikt. Hierdoor wordt vermeden dat voor bepaalde artikelen te grote voorraden worden aangelegd.
• Optimale werkmethoden: Voorraadoverschotten kunnen worden verminderd door middel van bepaalde maatregelen, zoals just-in-time productie of cross docking. In beide gevallen heeft het magazijn geen groot aantal referenties nodig, aangezien het samenwerkt met andere faciliteiten zodat de grondstoffen of halffabricaten op het juiste moment beschikbaar zijn.

Voorraadoverschotten: een belasting voor het magazijn

De toename van het aantal verkoopkanalen, met andere woorden omnichannel, heeft de relatie tussen de klant en de onderneming veranderd. Vandaag moeten organisaties optimaal en efficiënt werken, om concurrerend te blijven in een steeds complexere omgeving.

Daarom is het optimaliseren van de beschikbare middelen in het magazijn, vooral om de kosten te drukken, één van de eerste logistieke strategieën die elk bedrijf moet bepalen. In deze context van magazijnen die steeds gevarieerder worden, moeten bedrijven een beroep doen op nieuwe methodologieën die hen in staat stellen efficiënt te zijn, zelfs wanneer ze niet al hun SKU's in voorraad hebben.

Een optimaal beheer van nabestellingen (backordering) begint met de vereenvoudiging van de logistieke processen, en de invoering van automatische opslagsystemen en digitale hulpmiddelen, die een optimale productiviteit waarborgen en vergissingen binnen de installatie voorkomen.

Mecalux biedt al meer dan 50 jaar intralogistieke oplossingen, waardoor de productiviteit binnen elke installatie wordt gegarandeerd. Hebt u voorraadoverschotten in uw magazijn? Neem dan contact met ons op. Een expert vertelt u graag meer over de beste oplossing voor uw bedrijf.