Backorders: zonder voorraden verkopen

Steeds meer bedrijven maken gebruik van backorders om de opslagkosten te drukken en tegelijkertijd de omzet te verhogen. Wat is een backorder? Hoe werkt het? Backorders zijn bestellingen die worden geplaatst en verwerkt terwijl de bestelde producten niet op voorraad zijn in het magazijn. Dit gebeurt echter in de wetenschap dat de leverancier snel zal kunnen leveren, en het product op tijd bij de klant bezorgd kan worden.

Het beheer van backorders is één van de belangrijkste logistieke uitdagingen waarmee magazijnen tegenwoordig worden geconfronteerd, zowel vanwege de complexiteit ervan als vanwege de gevolgen die het met zich mee kan brengen. Elk bedrijf zou moeten beginnen met het bepalen van het ideale percentage backorders, en daar niet overheen mogen gaan. Door deze stap over te slaan, riskeert de onderneming zijn reputatie te schaden.

In dit artikel wordt de definitie van backorders toegelicht, worden de belangrijkste voor- en nadelen van deze praktijk gepresenteerd en wordt uitgelegd hoe backorders kunnen worden beheerd met het oog op een efficiënte logistiek.

Wat te doen wanneer er geen voorraad is?

Soms is een product slechts tijdelijk uitverkocht. Dit betekent dat de vraag naar een artikel groter is dan het aanbod, en dat er een voorraadtekort is ontstaan. Dit kan gebeuren als de belangstelling voor een bepaald product onverwacht toeneemt, of als de bevoorrading niet goed is gepland, en de artikelen niet op tijd zijn aangekomen nadat de voorraadlimiet is overschreden.

Wanneer de verkoper met dit scenario wordt geconfronteerd, zijn er verschillende mogelijkheden:

• De verkoop van het product stopzetten totdat de nieuwe voorraad binnen is.
• Het product blijven verkopen en de klant een reserveringsoptie bieden, zodat de backorder wordt verzonden zodra het product weer beschikbaar is.
• Het product blijven verkopen als was het op voorraad, waarbij de klant wordt gewaarschuwd dat de leveringstermijn langer kan zijn dan gebruikelijk.

Dit is waar het concept van de backorder om de hoek komt kijken, aangezien een onderneming de strategie kan volgen, waarbij een deel van de catalogus op de markt blijft zonder voorraad aan te houden. Dit vermindert de opslagkosten, terwijl de verkoop niet daalt door een gebrek aan voorraad.

Backorder, voor of tegen

Wanneer ondernemingen gewoonlijk niet met backorders werken, en er maar af en toe een paar hebben, dan is dat een teken dat de toeleveringsketen goed werkt. Maar een laag niveau van backorders kan ook betekenen dat de onderneming enkele verkoopkansen misloopt.

Anderzijds zijn er ondernemingen die in het kader van het commercieel beleid, een bepaald percentage backorders hebben vastgesteld, teneinde de logistieke kosten te beperken en de orderportefeuille uit te breiden. Deze aanpak, die steeds meer ingang vindt, werkt doeltreffend wanneer de doorlooptijd tussen de bestelling van het product en de levering ervan kort is, zelfs wanneer het gaat om veel backorders. De truc is om het maximum aantal backorders, in percentages, dat het bedrijf kan accepteren, te beperken.

Is het misschien beter om met backorders te werken, of is het beter om die te vermijden? Dit kan worden bepaald na analyse van bepaalde indicatoren zoals opslagkosten of doorlooptijden, die via een WMS te achterhalen zijn. Hoe dan ook moeten backorders efficiënt worden beheerd, om aan de verwachtingen van de klant te voldoen. Zo niet, dan kunnen de gevolgen zeer negatief zijn voor het imago en de reputatie van het bedrijf.

Het beheer van backorders

Een doordachte strategie inzake backorders, kan een groot concurrentievoordeel opleveren. Deze strategie vormt een specifieke uitdaging op het gebied van voorraadoptimalisatie. Het stelt het systeem in staat bestellingen te aanvaarden uit voorraden die niet beschikbaar zijn, en het product rechtstreeks bij de leverancier te bestellen. Het hele proces moet snel en foutloos verlopen, met als doel de goederen zo snel mogelijk bij de klant af te leveren.

De aard van de bestelling en de hoeveelheid te verzenden artikelen, zijn van invloed op hoe lang de klant moet wachten op de levering van het product. Vandaar het belang van het automatiseren van de processen in het magazijn, zodat bestellingen kunnen worden gerangschikt al naargelang hun prioriteit.

Hiervoor gebruiken moderne magazijnen warehouse management systemen, zoals Easy WMS, die geïntegreerd kunnen worden met een ERP om alle processen in de toeleveringsketen te coördineren. Het WMS bewaakt de beschikbare voorraadniveaus op verschillende punten in de toeleveringsketen en beheert de goederenstromen, waarbij het nauwkeurige ramingen maakt van backorders, SKU's die niet meer voorradig zijn en lage voorraadniveaus. Om een strategie van backorders met succes toe te passen, is het gebruik van software, en in het bijzonder een WMS, van essentieel belang.

Voordelen van backorders

Het volgen van een strategie inzake backorders, is reeds een gebruikelijke aanpak vanwege de duidelijke voordelen ervan. De mogelijkheid om een product te verkopen zonder het te hoeven opslaan is zeer aantrekkelijk. Ondernemingen die weten hoe ze een dergelijke strategie met succes kunnen toepassen, profiteren van vele voordelen:

Optimalisering van de opslagruimte: een goed beheerde strategie van backorders voorkomt het aanhouden van voorraden van alle bestaande referenties. Dit maakt een beter gebruik van de opslagruimte mogelijk.

Besparing op logistieke kosten: het aanhouden van grote voorraden gaat gepaard met aanzienlijke uitgaven voor opslag en de afhandeling van goederen. Backorders leveren een besparing op in huur- en exploitatiekosten.

Uitbreiding van de productportfolio: Dankzij backorders kan de volledige productportfolio van een onderneming op de markt worden gebracht. Producten die op voorraad zijn, én producten die niet op voorraad zijn, kunnen verkocht blijven worden. Hierdoor kan aan de behoeften van de consument tegemoet gekomen worden, waardoor de inkomsten stijgen.

Een toename van de naams- en merkbekendheid: Sommige bedrijven, zoals Apple bijvoorbeeld, verkopen producten die onlangs gelanceerd zijn, maar die nog niet fysiek op de markt zijn. Dit creëert een gevoel van exclusiviteit in de ogen van de klant, die zich bevoorrecht voelt omdat hij een artikel met een beperkte voorraad en een hoge waarde heeft gekocht.

Klantenloyaliteit: Backorders blijven inkomsten genereren en, wat nog belangrijker is, ze blijven klanten aan zich binden die liever wachten dan zich tot de concurrentie te wenden.

Nadelen van backorders

Veel bedrijven kiezen ervoor producten op de markt te brengen die niet op voorraad zijn, zonder zich bewust te zijn van de gevolgen die een falend logistiek beheer kan hebben. Het is belangrijk zich af te vragen of backorders werkelijk gunstig zijn voor de onderneming, of integendeel contraproductief kunnen werken indien de nodige middelen niet beschikbaar zijn.

Enkele van de nadelen die kunnen worden geconstateerd zijn:

Verlies van klanten en afbreuk van de reputatie: een ontevreden klant die het wachten beu is, kan de bestelling annuleren en het product bij de concurrent kopen. Indien concurrenten een efficiëntere logistieke dienst hebben, kan de merkentrouw in het gedrang komen.

Toenemende complexiteit van verzendingen: indien een klant slechts één backorder heeft, zal deze worden verzonden zodra deze beschikbaar is. Maar wat als één enkele klant verschillende artikelen heeft besteld die niet in voorraad zijn? Moeten ze worden verzonden zodra ze beschikbaar komen of moet daarmee worden gewacht totdat ze allemaal voorhanden zijn, om logistieke kosten te besparen? Dit is het punt waarop het gebruik van een WMS essentieel is.

Een toename van het aantal terugbetalingen en retourzendingen: als klanten te lang op hun producten moeten wachten, vragen ze uiteindelijk om terugbetaling of retourneren de bestelling. Het beheer van retourzendingen vormt voor veel bedrijven een grote kopzorg en uitdaging.

Alle bovengenoemde nadelen resulteren in een aanzienlijk verlies van financiële middelen dat niet alle bedrijven zich kunnen veroorloven. Daarom moet een backorderstrategie met de nodige voorzichtigheid worden toegepast, en moet eerst worden nagegaan of de onderneming in staat is deze strategie uit te voeren en of de voordelen duidelijk opwegen tegen de eventuele negatieve effecten.

Backorders en logistiek

Backorders zijn een teken dat er veel vraag naar een product is en dat de merkentrouw en klantloyaliteit groot is. Backorders zijn echter moeilijk te beheren en hebben een grote invloed op de koers van een onderneming.

Tegenwoordig maken prognoses op basis van algoritmen, automatisering en geavanceerde tools van warehouse management systemen een efficiënt beheer van backorders mogelijk.

Mecalux is gespecialiseerd in de installatie van opslagsystemen die de logistieke activiteiten verbeteren, evenals in de installatie van softwareoplossingen op maat die de prestaties van de gehele toeleveringsketen of Supply Chain verbeteren. Neem contact met ons op indien u gespecialiseerde hulp wenst, om uw bedrijfsactiviteiten te verbeteren.