Voorraadtekort: definitie en tips om het te vermijden

Er is sprake van een voorraadtekort wanneer een onderneming een bestelling ontvangt van een product of grondstof in hoeveelheden die groter zijn dan die welke in het magazijn beschikbaar zijn om aan de vraag te voldoen. Dit heeft zeer negatieve gevolgen: het bedrijf verliest een kans om te verkopen en het beeld dat de klant van het bedrijf heeft, wordt aangetast.

In dit artikel bespreken we de belangrijkste factoren in verband met voorraadtekort. Hoe wordt het voorraadtekort berekend? Wat zijn de oorzaken en gevolgen van dit verschijnsel? Welke maatregelen moeten er worden genomen, om te voorkomen dat dit gebeurt?

1. Percentage voorraadtekorten

Efficiënt voorraadbeheer is gebaseerd op het juiste evenwicht tussen de vraag naar, en de beschikbaarheid van een artikel in het magazijn. Voorraadtekort ontstaat wanneer dit evenwicht wordt verstoord.

Tot de logistieke KPI's die belangrijk zijn om te berekenen in termen van magazijnbeheer, behoort het percentage voorraadtekorten.

Percentage voorraadtekorten = (omzetverlies/totale omzet) x 100

2. De gevolgen van een voorraadtekort

Het directe gevolg van voorraadtekorten is een stijging van de logistieke kosten. Dit risico is tegenwoordig nog groter, want hoe meer goederen bedrijven in hun magazijnen opslaan, hoe hoger de logistieke kosten voor opslag. Daarom neigen bedrijven ertoe de hoeveelheid opgeslagen goederen te verminderen, en zijn methoden zoals just-in-time en cross docking ontwikkeld.

Niet alleen stijgen de kosten, maar het kan ook ingewikkeld zijn om het verlies te berekenen dat u door deze voorraadtekorten lijdt. De ramingen zullen altijd indicatief zijn, gezien de subjectieve factoren die een rol spelen.

Enerzijds hebt u te maken met het duidelijke verlies van een verkoop die niet kan worden nagekomen (objectieve factor). Anderzijds zult u ook rekening moeten houden met meer subjectieve factoren. Als een product niet op voorraad is, kunnen uw klanten zich tot de concurrentie wenden en het imago van uw bedrijf schaden. In sectoren zoals de e-commerce vormt een verlies aan vertrouwen bovendien een serieuze rem op de toekomstige vraag.

3. De oorzaken van een voorraadtekort

De redenen voor het ontstaan van voorraadtekorten zijn heterogeen en kunnen op verschillende plaatsen in de Supply Chain of toeleveringsketen voorkomen. Enkele voorbeelden:

• Een onverwachte toename van de vraag: een uitstekend voorbeeld hiervan is de rage die elk jaar rond een stuk speelgoed kan ontstaan rond de kerstdagen. Aangezien de doorlooptijden voor fabricage en distributie langer zijn dan de feest- of vakantieperiode, worden ondernemingen vaak geconfronteerd met een voorraadtekort.
• Een slechte planning van de vraag: het opstellen van vraagprognoses of «demand forecasting» is één van de meest complexe activiteiten in de logistiek. Om de toekomstige vraag in te schatten, moeten veel gegevens worden geanalyseerd, zoals de omzethistoriek, de seizoensgebondenheid en de sleutelmomenten in het jaar.
• Een discrepantie tussen de geregistreerde voorraadgegevens en de werkelijkheid, die te wijten is aan menselijke vergissingen bij de locatietoewijzing van de artikelen of tijdens het bijwerken van de voorraadgegevens.
• Vertragingen bij het vervoer: wanneer goederen later worden ontvangen dan verwacht, neemt het risico van een te late levering bij de klanten toe.
• Vertragingen bij de leveranciers: als bij de producenten één grondstof ontbreekt, kan dat de hele productieketen vertragen.
• Menselijke fouten kunnen zich voordoen tijdens één van de fasen in de toeleveringsketen of Supply Chain.

4. Efficiënte strategieën om voorraadtekorten te voorkomen

- Een degelijke orderprognose op te stellen

In de sterk veranderende logistieke omgeving van tegenwoordig, is het noodzakelijk dat de vraag zo nauwkeurig mogelijk wordt voorspeld en dat het aanbod daarop wordt afgestemd. Feitelijk heeft Big Data in de logistieke sector het meeste potentieel.

Om tot een goede vraagprognose te komen en daardoor het risico van voorraadtekorten te vermijden, bevelen wij aan om:

• Rekening te houden met een foutmarge bij elke raming.
• De productlevenscyclus te analyseren: over het algemeen doorlopen artikelen de volgende fasen: de introductiefase, de groeifase, de volwassenheidsfase en de neergangsfase.
• Om te anticiperen op de activiteitspieken (specifieke data) en rekening te houden met de seizoensgebondenheid van de sector.
• Om de prognoses op korte en middellange termijn op te stellen: evenementen die binnenkort plaatsvinden, zijn gemakkelijker in te schatten. Werken met een kortere doorlooptijd zal helpen deze taak gemakkelijker te volbrengen.

- Om een computersysteem te gebruiken om de toeleveringsketen of Supply Chain te organiseren

Het installeren van een gespecialiseerd warehouse management systeem, is een doeltreffende strategie gebleken om de logistieke stromen te controleren en te optimaliseren. Door de grote complexiteit van de processen is de integratie van verschillende systemen meestal noodzakelijk. ERP (Enterprise Resource Planning) wordt gezien als een essentieel element voor de goede werking van een bedrijf, en gaat idealiter vergezeld van meer specifieke tools zoals een warehouse management systeem of software voor wagenparkbeheer oftewel fleet management.

Een van de hoofddoelen van deze systemen is de voorraadniveaus op verschillende punten in de toeleveringsketen, zoals het magazijn of de fysieke winkel, te bewaken, en managers te waarschuwen wanneer het nodig is bepaalde artikelen aan te vullen. Bovendien beperken deze softwareprogramma’s menselijke fouten bij het procesbeheer tot een minimum.

- De logistieke KPI's met betrekking tot het voorraadbeheer te analyseren en op basis van deze gegevens beslissingen te nemen

Het bijhouden van key performance indicators (KPI) met betrekking tot het voorraadbeheer is essentieel om ondoelmatigheden te vermijden die leiden tot voorraadtekorten. Daarom raden wij het volgende aan:

• Controleer de methode om uw bestelmoment te bepalen, d.w.z. wanneer het nodig is een bestelling te plaatsen bij uw leverancier om de voorraad aan te vullen. Dit laatste moet voortdurend worden gecontroleerd omdat het de minimumvoorraad bepaalt waarmee uw bedrijf moet werken om voorraadtekorten te voorkomen.
• Bepaal de aan te kopen hoeveelheden aan de hand van indicatoren zoals de omloopsnelheid van de goederen, de voorraaddekking die aangeeft hoeveel dagen het bedrijf met zijn huidige voorraad voort kan, en de bezetting van de opslagruimte.
• Zorg voor een voldoende grote veiligheidsvoorraad om te kunnen reageren op een stijging van de vraag die u niet had voorzien of om ongewenste situaties met uw leveranciers te vermijden, zonder al te grote voorraden aan te leggen.

- Een permanente inventaris in te voeren

Wanneer een product niet kan worden gelokaliseerd in het distributiecentrum, ook al is het beschikbaar in de magazijnvoorraad dan kan dit soms leiden tot een voorraadtekort. Deze moeilijkheid is één van de dingen die kunnen worden opgelost met een WMS. Deze laatste maakt een permanente inventaris mogelijk, wat een ideale oplossing is voor ondernemingen met een groot en gevarieerd aantal artikelnummers.

Een warehouse management software geeft in real time toegang tot de voorraadgegevens: lokaliseert en beheert de goederen. Deze digitalisering van de voorraadgegevens maakt het mogelijk de historiek ervan te analyseren en de schommelingen te visualiseren. Op deze manier kunt u de topproducten van uw bedrijf identificeren.

- Automatiseer de intralogistieke processen en verminder kwaliteitsverlies en bederf

Alle bedrijven hebben te maken met voorraadverliezen, met name door kwaliteitsverlies en bederf, slechte opslag, afhandelingsfouten en zelfs diefstal. Dit probleem moet onder controle worden gehouden om te voorkomen dat er sneller voorraadtekorten ontstaan. Wij raden u daarom aan de volgende maatregelen te nemen:

• Beperkte toegang tot de voorraaddatabase: met een warehouse management software zoals Easy WMS, kunt u de toegang tot deze informatie eenvoudig beperken en onjuiste bewerkingen voorkomen.
• Automatische afhandeling van de laadeenheden: verhoogt de veiligheid van de verrichtingen en voorkomt ongevallen die gevolgen kunnen hebben voor de goederen of de logistieke medewerkers. Daarbij wordt ook het beheer van de FIFO- en LIFO-goederenstromen verbeterd.
• Automatisch beheer van de artikelnummers en de verwerking van de gegevens in het systeem: contolepunten kunnen gebruikt worden om de pallets te verifiëren en de gegevens in het WMS te verifiëren.

Over het algemeen wordt gezegd dat de meest rendabele voorraad de voorraad is die niet wordt opgeslagen. Niettemin blijft dit een sleutelelement in de goede werking van de logistieke keten. Het vermijden van voorraadtekorten is een doelstelling die door alle ondernemingen die winstgevend willen zijn wordt gedeeld. Nieuwe technologieën zoals warehouse management systemen en automatische opslagoplossingen hebben dan ook hun intrede gedaan om deze doelstelling te helpen bereiken. Aarzel niet om contact op te nemen, onze deskundigen helpen u graag verder.