Voordelen automatisch beheer inkomende en uitgaande goederen in een magazijn

Het doel van het automatisch beheer van inkomende en uitgaande goederen in een magazijn, is om de voorraadschommelingen zo nauwkeurig mogelijk weer te geven. Op die manier kan een grondig inzicht worden verkregen in de goederenstromen en kan worden beoordeeld of het ontwerp en de exploitatie van de installatie daar doeltreffend op zijn afgestemd.

In dit artikel gaan we dieper in op de vraag hoe we het beheer van inkomende en uitgaande goederen in een magazijn kunnen optimaliseren, en een zo een hoog mogelijk serviceniveau te behouden. Daarnaast bespreken we de voordelen van een WMS voor het registreren van materiaalstromen.

De uitdagingen van een automatisch beheer van inkomende en uitgaande goederen in een magazijn

Het kan ingewikkeld zijn om een volledig en compleet beheer van inkomende en uitgaande goederen te realiseren, vooral als dit handmatig gebeurt, aan de hand van een hulpmiddel zoals Excel.

De meest voorkomende problemen hierbij zijn:

• Gebrek aan standaardisering of tekortkomingen bij de registratie van goederen.
• Tegenstrijdigheden tussen de geregistreerde voorraadgegevens en de goederen die zich daadwerkelijk in het magazijn bevinden.
• Het ontbreken van een geharmoniseerd coderingssysteem voor alle referenties of artikelnummers.
• Fouten bij het uitwisselen van voorraadinformatie in het hele bedrijf, waardoor de inkoop en het voorraadbeheer worden bemoeilijkt.

De WMS-software is één van de oplossingen die de meeste problemen in verband met het beheer van inkomende en uitgaande goederen in een distributiecentrum kan oplossen. Hierbij worden alle gegevens ingevoerd en wordt het proces geautomatiseerd.

De warehouse management software is namelijk geïntegreerd met identificatieapparatuur, zoals scanners of RFID-readers, en biedt een manier van werken die voortdurend wordt aangestuurd en geoptimaliseerd.

Waarom het beheer van inkomende en uitgaande goederen automatiseren?

Om de voordelen van warehouse management software voor het beheer van inkomende en uitgaande goederen in een magazijn nader te bespreken, hebben we de Easy WMS software van Mecalux als referentie genomen.

- X-ray scanner voor het invoeren van inkomende goederen in een WMS

Zoals in ons artikel over de goederenontvangst is uiteengezet, bestaat dit proces uit verschillende stappen, waaronder de fysieke verplaatsing van de goederen, taken in verband met de verificatie van documenten, alsmede andere taken die door de magazijnmedewerker worden verricht, zoals bijvoorbeeld etikettering.

Goederenontvangst kan in feite op verschillende manieren gebeuren. In de loop van dit logistieke proces kunnen verschillende vragen opkomen: Welke stappen moeten worden doorlopen voor een ontvangst met meerdere artikelnummers? Hoe om te gaan met ongeplande productleveringen of goederenontvangsten? Hoe worden cross docking activiteiten of retourzendingen van klanten beheerd?

Dankzij het WMS kan efficiënt op elke situatie worden gereageerd, met behoud van het automatisch beheer van inkomende en uitgaande goederen. Het WMS is geïntegreerd met systemen die informatie doorgeven bij de goederenontvangst. De meest voorkomende systemen:

• Controlepunt binnenkomende goederen: in veel automatische magazijnen is voor de controle van binnenkomende en uitgaande goederen vrijwel geen menselijke tussenkomst nodig. Het controlepunt binnenkomende goederen, verifieert de status van de pallets en stuurt de gegevens door naar het WMS, dat de gegevens vervolgens in de ERP-database opneemt.
• RFID-readers: de magazijnmedewerker scant de streepjescode op elke verpakking en controleert de informatie volgens de WMS-aanwijzingen.

Zodra de gegevens naar het warehouse management systeem zijn verzonden, worden de taken afgestemd op de aard van de ontvangst en wordt de werking ervan aangepast. Het WMS kan de volgende stappen uitvoeren: ofwel zendt het de inkomende goederen naar een ruimte voor tijdelijke opslag, ofwel stuurt het de goederen rechtstreeks door voor handmatige of automatische opslag.

Als we Easy WMS als referentie nemen, dan zijn hier enkele van de entry management functies die het biedt:

• Ontvangst van goederen vanuit de groothandel: dit is een standaardproces dat van toepassing is op alle soorten goederenontvangsten. Deze functie controleert de gegevens op de bestelbon en vergelijkt ze met de gegevens op het productetiket voordat ze worden opgeslagen.
• Ontvangst van volle containers: dit zijn de snelste boekingen, aangezien deze speciaal zijn ontworpen voor pallets en slechts één artikelnummer bevatten. In dit geval wordt de voorraad in clusters geregistreerd en kent de software aan elk pakket automatisch een identificatienummer toe.
• Ontvangst van leveringen met verschillende artikelnummers: in tegenstelling tot de vorige functionaliteit, zorgt deze voor de controle van palletleveringen die verschillende artikelnummers bevatten, zodat elke SKU afzonderlijk wordt geregistreerd.
• Geplande ontvangsten, ook bekend als ASN: Advanced Shipping Model: de binnenkomende goederen zijn van tevoren gepland, en de gegevens zijn al in het WMS geregistreerd omdat het ERP alles van tevoren aan het WMS heeft doorgegeven. Hoewel de goederen zich nog niet fysiek in het magazijn bevinden, worden er containers aangemaakt in de software, zodat de fysieke en digitale informatie aan elkaar worden gekoppeld wanneer de pallets binnenkomen.
• Ontvangst van niet-bestelde of niet-conforme goederen: deze functionaliteit maakt het mogelijk een inkooporder te openen voor voorraadontvangsten terwijl deze niet in de software zijn ingepland. De magazijnmedewerker maakt het via een RFID-reader aan. Het is de bedoeling dat de activiteit van het distributiecentrum wordt voortgezet en dat deze goederen geen belemmering vormen voor de goede werking van de controle van de binnenkomende goederen.

Twee speciale gevallen van de controle van binnenkomende goederen:

• Beheer van retourzendingen van klanten: de procedure is aangepast aan de bijzondere kenmerken van retourzendingen. Ze worden toegevoegd aan de voorraad in het magazijn en hun status wordt tijdens het hele kwaliteitscontroleproces bijgewerkt. In principe worden deze controles in een speciaal daarvoor bestemde ruimte ondergebracht om andere verrichtingen niet te hinderen.
• Cross docking activiteiten: de WMS-software slaat de directe route naar de cross docking stations op, of stuurt de ontvangen goederen rechtstreeks naar de verzendzone (pure cross docking). Het wijst de voorraden toe op basis van de ontvangen informatie en de geplande stroom van uitgaande goederen.

- Mogelijkheden voor het controleren van de uitgaande goederen met een WMS

De controle van de uitgaande goederen is van cruciaal belang voor de werking van een logistiek distributiecentrum. De organisatie van het orderverzamelproces hangt af van de prioriteit van elke zending. Met een WMS is het mogelijk om het verzendproces op verschillende manieren aan te sturen:

• Controle van de vrachtbrieven aan de hand van de verschillende stadia: een nauwkeurig overzicht van de zendingen is van essentieel belang om eventuele problemen te voorkomen. Daarom maakt de software het gemakkelijk om alle wijzigingen in elke vrachtbrief te identificeren, door de verschillende stadia van een bestelling weer te geven: in behandeling, niet in voorraad, verzonden (de datum van verzending is gespecificeerd), in voorbereiding (reeds geïntegreerd in de orderpickroutes), on hold, voltooid of geannuleerd (met de reden gespecificeerd).
• Opstellen van een opdracht voor verzending van goederen: de WMS-software verwerkt een grote hoeveelheid logistieke informatie met betrekking tot verzendingen en geeft vervolgens opdracht tot het opstarten van het orderpickproces. Zo wordt bijvoorbeeld rekening gehouden met de bezorgroutes, de tussenstops (pallets achteraan in de vrachtwagen gaan er als laatste uit), de stapelbaarheid van de goederen (vooral als het om meerdere pallets gaat, om beschadiging tijdens het vervoer te voorkomen), of de plaats van de voorraad in het magazijn.
• Controle van de laatste fase voor verzending: het WMS maakt het mogelijk te verifiëren of de producten die verzameld zijn de juiste zijn. Wanneer de goederen zijn gegroepeerd door de vervoerders, worden ze ontbonden, verpakt en gedeponeerd voor ontvangst.

De rol van inkomende en uitgaande goederen in magazijnbeheer

Het beheer van inkomende en uitgaande goederen in het magazijn, verbetert de kennis van de onderneming over de verplaatsingen van de goederen binnen zijn installaties.

Aangezien dit automatisch wordt uitgevoerd door een WMS, voorziet de software de magazijnmanager van relevante informatie, die hem helpt betere beslissingen te nemen. Deze zijn niet alleen van invloed op het werk van de magazijnmedewerkers, maar ook op de taken die verband houden met het beheer van de inkoop en de bevoorrading.

Als in uw magazijn het beheer van de inkomende en uitgaande goederen handmatig gebeurt, met behulp van files of programma's zoals Excel, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen en een demo van Easy WMS aan te vragen. Eén van onze experts zal u alle mogelijkheden laten zien van ons softwarepakket voor het automatisch beheer van inkomende en uitgaande goederen.