De belangrijkste stappen voor het succesvol klaarmaken van de verzending

Het klaarmaken van de verzending is één van de belangrijkste taken van een distributiecentrum. Het doel is om de bestelde producten in perfecte staat en binnen de gestelde leveringstermijn te bezorgen.

Dit proces is verdeeld in verschillende stappen en activiteiten die nauwgezet moeten worden opgevolgd, om het soepel te laten verlopen. In dit artikel worden de verschillende fasen van dit proces besproken en enkele strategieën uiteengezet om het doeltreffender te laten verlopen.

De stappen voor het klaarmaken van de verzending

Het klaarmaken van de verzending vormt het laatste moment waarop de producten in het magazijn aanwezig zijn. De deelprocessen:

1. Planning van de uit te voeren leveringen

Het klaarmaken van de verzendingen is zeer nauw verbonden met de rest van de activiteiten in het magazijn, waarbij planning een zeer belangrijke rol speelt en niet mag worden verwaarloosd. Dagelijks verzendingen klaarmaken houdt het volgende in:

• Inventariseren van de bestellingen die dezelfde dag nog moeten worden verzameld en verzonden.
• Lijst opmaken van bestellingen die klaargemaakt moeten worden.
• Bestellingen toewijzen aan de vervoerders en doorgeven hoe laat ze de goederen moeten komen afhalen.
• Voorzie het gebruik van de laadperrons.
• Bereken de ruimte die nodig is in de orderconsolidatie- en verzendzone.

2. Consolidatie en sortering van goederen

Deze stap was reeds in de orderpickprocedure opgenomen. Door de nabijheid en de ligging in het magazijn kan de orderconsolidatie- en verzendzone ook worden beschouwd als een onderdeel van het totale proces van het klaarmaken van de goederen voor verzending.

Consolidatie is het proces van het combineren en groeperen van goederen uit verschillende zones in het magazijn op één locatie, en te worden klaargemaakt voor verzending. Meestal wordt er een plek voor gereserveerd in de verzendzone.

Deze stap is uiteraard afhankelijk van de wijze waarop de producten worden verzameld. Indien het verzamelen niet correct is uitgevoerd en er artikelen missen, dan kunnen de goederen in de verzendzone geblokkeerd blijven totdat de bestelling is aangevuld met de juiste artikelen.

3. Controle van documenten en het verpakken van de goederen

Het klaarmaken van de verzending vormt het laatste moment waarop de producten in het distributiecentrum aanwezig zijn. Dit is het moment waarop de documenten worden gecontroleerd om fouten te voorkomen en ervoor te zorgen dat de klant krijgt wat hij heeft besteld.

Daartoe moeten verschillende documenten worden gecontroleerd (orderbon, pakbon, leveringsbon, vrachtbrief en bill of lading) om na te gaan of de bestelde producten zich ook inderdaad op de pallet of in het pakket bevinden, en of alle gegevens overeenstemmen met die in het warehouse management systeem.

Enerzijds zorgen de magazijnmedewerkers ervoor dat het gewicht en het volume van de bestelling voldoen aan de normen van de vervoerders alvorens deze te voorzien van een etiket. Anderzijds worden de goederen of in dozen geplaatst of op pallets gezet en vervolgens verzegeld en omwikkeld met krimpfolie.

Het personaliseren van bestellingen, zoals sommige e-commerce sites doen door gebruik te maken van geschenkverpakking, of het samenstellen van kits of packs, wat zeer gebruikelijk is voor promotionele producten, zijn andere taken die in deze fase van het klaarmaken van verzendingen worden uitgevoerd.

4. Het laden van de goederen

Om er zeker van te zijn dat alles in orde is, is het noodzakelijk om, nog voordat de bestellingen naar de juiste vrachtwagen worden overgebracht:

• Te controleren of de vrachtwagen die gereed staat bij het laadperron de juiste is.
• De goederen zodanig te plaatsen, dat de ladingen in evenwicht zijn. Ervoor te zorgen, dat de vrachtwagen perfect op het laadperron is aangesloten. Gewoonlijk worden hiervoor pompwagens of vorkheftrucks gebruikt, waarbij uiterst zorgvuldig te werk moet worden gegaan.
• De documenten ter ondertekening, aan de vervoerder te geven.

Vergeet niet dat het laden en lossen risico's voor de werknemers met zich meebrengen. Er kunnen valpartijen plaatsvinden, magazijnmedewerkers kunnen geblokkeerd raken of er kunnen ongelukken gebeuren bij het hanteren van apparatuur voor goederenafhandeling.

De kenmerken van de consolidatie- en verzendzone in een magazijn

De plaats van het laadperron in het magazijn hangt af van factoren zoals: het aantal zendingen, het aantal bezorgroutes dat dagelijks wordt afgelegd, het dienstrooster, en zelfs de locatie van het distributiecentrum. Dit kan het aantal laadperrons beperken of vereisen dat deze zich in dezelfde zone bevinden.

Het is gebruikelijk de verzendingen in de ontvangst- en verzendzone klaar te maken, vlak naast de laad- en losperrons, zodat de inkomende en uitgaande operaties om beurten kunnen plaatsvinden. Hier vinden we de zone waar de bestellingen klaargemaakt worden en tijdelijke worden opgeslagen. Het kan gewoon een lege ruimte zijn waar pakketten en pallets worden geplaatst, of een ruimte waar rollenbanen worden geïnstalleerd om het laden te versnellen.

Strategieën voor de optimalisering van het goederenvervoer

Hier volgen enkele goede gewoonten die toegepast kunnen worden om het verzendproces efficiënt te organiseren:

1. Stel de planning op in overleg met de vervoersdienst:

De planning van het vervoer van de verzendingen, is altijd nauwkeuriger wanneer deze door een warehouse management systeem wordt ondersteund. Dit systeem beheert en organiseert immers een grote hoeveelheid informatie en stuurt het team aan, bij de uitvoering van de taken.

Software zoals Easy WMS ondersteunt het groeperen van bestellingen op basis van:

• De bezorgroutes
• Het type voertuig
• De klanten
• De prioriteit van de verzending

Al deze logistieke variabelen kunnen op basis van de voorraadgegevens worden geconfigureerd.

Bovendien is het met het WMS mogelijk om de bestellingen zowel statisch (man to goods) als dynamisch (goods to man) te organiseren. Statische orderpicking (man naar goederen) vindt plaats aan het begin van de werkdag of dienst en verloopt volgens bepaalde methoden, zoals wave picking. Bij dynamische orderpicking (goederen naar man) wordt het klaarzetten van de bestelling en de verzending ervan, afgestemd op de binnenkomst van de opdrachten.

2. Standaardiseer en vereenvoudig het beheer van de administratieve documenten

De controle en het beheer van administratieve documenten is één van de fundamentele stappen in het verzendingsproces van goederen. Met als doel fouten te voorkomen. Hiertoe moet u:

• De etiketterings- en documentatienormen afstemmen op die van de transporteur: dit zal het proces en de gegevensverwerking aanzienlijk versnellen. Easy WMS beschikt over een toepassing voor de voorbereiding en het beheer van multi-carrier verzendingen, waarmee bijvoorbeeld etiketten kunnen worden afgedrukt die compatibel zijn met de belangrijkste transportbedrijven en die track & trace nummers kunnen toekennen aan pakketten uit het magazijn.
• WMS software en automatische hulpapparatuur te gebruiken: voice picking maakt het bijvoorbeeld mogelijk om pallets of dozen met beide handen samen te stellen en pakketten sneller te consolideren. Bovendien beschikt het WMS over een dubbele controlemogelijkheid die menselijke vergissingen tot een minimum beperkt.

3. Evalueer oplossingen die het klaarmaken van de verzendingen kunnen optimaliseren

Het klaarmaken van de verzending kan geautomatiseerd worden dankzij:

• Transportbanden in de zone waar de bestellingen klaargemaakt worden en tijdelijke worden opgeslagen: versnellen het laden van pallettrucks. Het is gebruikelijk hiervoor rollenbanen te gebruiken. Dit soort rollenbanen zijn uitgerust met remrollen die een constante snelheid garanderen voor een goede stabiliteit van de ladingen.

• Automatische laad- en losperrons: deze helpen het proces zo veel mogelijk te versnellen, waarbij aangepaste vrachtwagens nodig zijn om de goederen te kunnen laden en lossen. Zoals bijvoorbeeld het magazijn van Grupo Siro in Spanje, dat is ontworpen door Mecalux.
• Automatische goederenidentificatie met behulp van RFID-tags: één van de voornaamste voordelen van deze sensoren is dat ze snel de informatie met betrekking tot elke laadeenheid kunnen uitlezen. Dankzij RFID-tags hoeven producten niet meer handmatig gescand te worden, zodat de producten in het magazijn beter beheerd kunnen worden en op elk moment bekend is waar ze zich bevinden. De goederen worden voor de verzending bij de laad- en losperrons door de controlepunten geregistreerd, die vervolgens deze informatie automatisch doorsturen naar het WMS, zodat de magazijnmedewerkers deze taak niet meer hoeven uit te voeren.

Het kan ingewikkeld zijn de activiteiten van een logistiek distributiecentrum in verschillende categorieën onder te verdelen, aangezien alle werkzaamheden in het magazijn onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Om ervoor te zorgen dat het klaarmaken van de verzendingen soepel en zonder fouten verloopt, moet men rekening houden met alle schakels in het magazijn. Aarzel niet om contact met ons op te nemen indien u moeilijkheden ondervindt: onze deskundigen zullen u graag helpen de knelpunten in uw distributiecentrum op te sporen en de juiste maatoplossingen te vinden.