Fysieke voorraad: welke goederen zitten er echt in het magazijn

De fysieke voorraad opmaken is een proces waarbij de producten in het magazijn één voor één worden geteld om de beschikbare voorraad te kennen. Goed goederenbeheer voorkomt voorraadtekorten of voorraadoverschotten.

Aangezien dit een handmatig proces is, kan het zeer arbeidsintensief zijn. Er zijn veel magazijnmedewerkers bij betrokken, dus het vereist een goede organisatie om zo snel en efficiënt mogelijk te worden uitgevoerd.

De stock is een van de belangrijkste troeven - zo niet de belangrijkste - van elke onderneming en daarom is een strikte controle essentieel. In dit artikel bekijken we hoe de fysieke voorraad kan worden geteld en gaan we in op enkele van de meest voorkomende uitdagingen.

Wat omvat de fysieke voorraad opmaken?

Het doel van de fysieke voorraad opmaken, is om het werkelijke aantal en de hoeveelheid opgeslagen producten te achterhalen. Hierbij lopen operatoren door de gangen om handmatig alle producten in de schappen te noteren en te tellen.

Afhankelijk van de behoeften van de onderneming en het aantal beschikbare producten kan de voorraad permanent, jaarlijks of roterend worden bijgehouden. In ieder geval is het raadzaam dit te doen tijdens de daluren, zodat meer medewerkers beschikbaar zijn, ze sneller en met minder fouten kunnen werken en zonder onderbreking door andere verplichtingen.

Het doel van de fysieke voorraad bepalen, is de werkelijke voorraad in het magazijn te vergelijken met de voorraad in de boekhoudkundige inventaris (die kan worden beheerd met een WMS, een ERP of nog rudimentairder met Excel).

Waarom is het belangrijk de fysieke voorraad te kennen?

Voorraadbeheer is onmisbaar voor elke onderneming, omdat het de productiviteit verhoogt. Als je precies weet waar elk product ligt, kunnen bestellingen makkelijker voorbereid worden en voorkomt dit vertragingen, wat zich vertaalt in een grotere klantentevredenheid.

Het opmaken van de fysieke voorraad helpt om fouten op te sporen, de oorzaken ervan te onderzoeken en herhaling ervan te voorkomen. Zo kan het voorvallen dat een operator een product dat in theorie in voorraad is, niet kan vinden. Door het volledige magazijn te inspecteren, kan men achterhalen dat dit product op de verkeerde plaats was opgeslagen en kan men maatregelen nemen om dergelijke fouten te beperken.

Het opmaken van de fysieke voorraad helpt ook om te controleren en te garanderen dat de producten in goede staat zijn. Door de producten één voor één te tellen, kan je ze visueel controleren. Dit is van vitaal belang bij het beheren van een groot aantal SKU's.

Wie moet de fysieke voorraad bepalen?

De fysieke voorraad opmaken, is een handmatige operatie waarbij tal van magazijnmedewerkers betrokken zijn. Al kan dit in de toekomst misschien worden geautomatiseerd met behulp van drones. Daarom moet alles voldoende van tevoren worden gepland. Dan kan het team tijdig en op de juiste manier de taken kan uitvoeren. Hierdoor wordt de impact op de activiteiten van het bedrijf tot een minimum worden beperkt. De exacte data voor de telling worden beter op voorhand bepaald, zoals hierboven vermeld, waarbij voorrang wordt gegeven aan dalperioden.

Het personeel dat belast is met het bepalen van de fysieke voorraad moet over al het nodige materiaal beschikken en opgeleid zijn om de informatie naar behoren te registreren. Ook moet een gemeenschappelijke aanpak worden ontwikkeld om de inventarisatie snel en foutloos uit te voeren.

Wat is er nodig om de fysieke voorraad te bepalen?

Zorg ervoor dat het magazijn vooraf schoon en opgeruimd is. Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar de magazijnbeheerder moet er te allen tijde voor zorgen dat het magazijn op orde is, omdat dit de efficiëntie verhoogt en alle operaties (ook de stocktelling) zo vlotter verlopen.

Vervolgens moet men beslissen welke producten worden geteld (alle artikelen in het magazijn, in een bepaalde gang, op één plaats, enz.)

De fysieke voorraad kan digitaal of met een afgedrukte lijst worden bepaald. Als ze op papier werken, moeten de operatoren het aantal getelde items van elke soort noteren. Als ze digitaal werken, lezen de operatoren de barcode van elk product met behulp van een RF-terminal en geven zij de hoeveelheid aan.

Een Warehouse Management System zoals Easy WMS van Mecalux is een hulpmiddel dat het veel gemakkelijker maakt om de fysieke voorraad te bepalen. Deze software stuurt instructies naar de operatoren over welke items moeten worden opgespoord om de telling effectiever te maken.

Hoe wordt de fysieke voorraad in het magazijn bepaald?

Vervolgens moeten we bekijken hoe een inventaris opmaken in de praktijk verloopt. Het proces zelf is heel eenvoudig: operatoren lopen door het magazijn met een lijst van producten en tellen en noteren de goederen in de stellingen.

Er zijn twee manieren: een algemene inventaris of een selectieve inventaris opmaken. De keuze voor de ene of de andere methode hangt af van hoe nauwkeurig de inventaris moet zijn en hoe makkelijk de activiteiten in het magazijn gedurende enkele uren kunnen worden stilgelegd, al zijn beide manieren van werken complementair. Zo kunnen bepaalde artikelen vaker worden geteld en het volledige magazijn slechts één keer per jaar worden geïnventariseerd.

Algemene inventaris

Dit is een globale inventaris, waarbij alle producten in het magazijn op hetzelfde moment worden geteld. Afhankelijk van het aantal beschikbare producten, de af te leggen afstanden en de operatoren die worden ingezet, kan dit meer of minder tijd vergen.

Zolang deze inventarisatie loopt, liggen de andere activiteiten in het magazijn noodgedwongen stil. Een dergelijke inventarisatie is dus veel ingrijpender.

Selectieve inventarisatie

Hierbij gaat het om een vooraf geselecteerde groep producten (bv. specifieke SKU's of gangen) die periodiek wordt geteld, telkens wanneer moet worden nagegaan of de fysieke voorraad overeenstemt met de voorraad in de boekhouding.

Hoewel dit proces tijdrovender lijkt (de tellingen kunnen zeer frequent worden uitgevoerd), is het voordeel dat het de rest van het magazijn kan doorwerken.

Inventaris en voorraadbeheer

Alle bedrijven moeten de beschikbare voorraad in hun magazijnen controleren. De fysieke voorraad bepalen is bedoeld om het voorraadbeheer te verbeteren. Zo wordt het magazijn efficiënter beheerd, waardoor de klantenservice verbetert en het bedrijf concurrentiëler wordt.

Om de goederen nauwkeuriger te kunnen tellen, is het raadzaam WMS-software te gebruiken die een permanente inventaris kan bijhouden. Het WMS identificeert de producten dan vanaf hun aankomst in het magazijn en bewaakt de traceerbaarheid in real time. Anderzijds stuurt de software op het juiste moment instructies naar de operatoren over hoe de fysieke inventarisatie snel en foutloos kan worden uitgevoerd.

Easy WMS van Mecalux is een geavanceerde en intuïtieve warehouse management software. De software houdt niet alleen al onze voorraden in real time bij, het is ook erg doeltreffend in het beheren van de magazijnactiviteiten en helpt het personeel bij het opstellen van de fysieke voorraad. Neem contact met ons op, zodat wij u kunnen informeren over hoe u uw voorraden kunt beheren met behulp van dit WMS.