Permanente voorraad: inventaris in real time bijgewerkt

De permanente voorraad (ook wel perpetual inventory genoemd) is een manier om de goederen in het magazijn in real time bij te houden, zodat een strikte controle van de voorraad mogelijk is.

Dankzij de nieuwste technologie kunnen systemen de inkomende en uitgaande goederen automatisch controleren, zodat de logistiek manager te allen tijde beschikt over nauwkeurige informatie over de status van elke voorraad. Deze vorm van voorraadbeheer is vooral nuttig in magazijnen met meerdere SKU's, aangezien een groot aantal SKU's leidt tot een hoger risico van voorraadtekorten.

In dit artikel bespreken we het concept van de permanente voorraad, wat de belangrijkste verschillen zijn met de periodieke voorraadtelling en vooral hoe dit kan worden toegepast in een magazijn.

Kenmerken van een systeem van permanente voorraad

Permanente voorraad is een manier om voorraden te beheren waarbij de voorraad in het magazijn constant wordt geteld. Hoe wordt dit bereikt? Door software te gebruiken waarmee de voorraadcontrole kan worden geautomatiseerd.

Een van de belangrijkste kenmerken van het permanente systeem is het gebruik van een Warehouse Management Systeem (WMS) dat elke goederenbeweging controleert. Het systeem registreert de goederen automatisch bij ontvangst, verzending en opslag. Het WMS verzamelt ook relevante productkenmerken (onder meer datum van verzending of type laadeenheid).

Werknemers werken met RF-scanners die permanent in verbinding staan met het WMS. Dankzij deze technologie kunnen de etiketten van elk product, die een identificatiecode en de SKU-kenmerken bevatten, snel worden uitgelezen en verwerkt. Bovendien hebben de opslaglocaties en pickkarretjes ook hun eigen etiketten.

Als de operator dan een product verplaatst en de relevante code uitleest, geeft hij dus live informatie over de status van de goederen. Al deze handelingen worden beheerd door het WMS, dat de magazijnmedewerker stap voor stap vertelt wat hij moet doen, waardoor elke twijfel of kans op fouten wordt uitgesloten.

Bij automatische magazijnen zorgt de invoering van een controlepost voor inkomende goederen (PIE) ervoor dat de voorraad permanent wordt bijgehouden vrijwel zonder menselijke tussenkomst. De pallets komen het magazijn binnen via een transportband passeren de PIE (een boog met sensoren), die controleert of de goederen voldoen aan bepaalde afmetingen en minimale kwaliteitsnormen. Tegelijkertijd wordt het etiket automatisch gelezen, zodat de juiste informatie in het systeem wordt geregistreerd. Latere bewegingen worden ook geregistreerd. Daardoor is de status van elk product bekend zonder dat de operatoren zich hoeven te bekommeren over het beheer.

Dankzij deze technologieën heeft de logistiek manager volledig zicht op de voorraadniveaus. Beschikken over een permanente voorraad is een duidelijk voordeel voor elk type bedrijf. Maar vooral magazijnen die werken met een breed gamma SKU's zullen er gebaat bij zijn. Als de voorraad enkel wordt bijgehouden via jaarlijkse of periodieke tellingen houdt dit een belangrijk risico in dat er dagelijks afwijkingen optreden. Een permanente voorraad zorgt ervoor dat de voorraadniveaus steeds correct zijn en een weerspiegeling van de werkelijkheid.

Verschillen tussen permanente en periodieke voorraad

Als de technologie ontbreekt om een permanente voorraad bij te houden, is het alternatief periodieke de voorraad te bepalen. Maar wat zijn de belangrijkste verschillen tussen een permanente en een periodieke voorraadbepaling? Het doel van beide oefeningen is het precieze aantal producten in voorraad te kennen (en waar deze zich bevinden) in een magazijn en/of productielocatie.

Anders dan bij permanente voorraad worden periodieke voorraadbepalingen gepland en geprogrammeerd volgens een bepaalde periode (bv. maandelijks, tweemaandelijks of jaarlijks). Bij periodieke voorraadbepaling hebben wij dus enkel een nauwkeurig beeld van de situatie van de goederen op bepaalde dagen van het jaar. Hierdoor beschikken bedrijven niet altijd over actuele voorraadgegevens, wat de enige manier is om afwijkingen en voorraadtekorten in het magazijn te voorkomen.

Een periodiek systeem wordt nauwkeuriger als we de frequentie van de tellingen verhogen (of bepaalde producten voorrang geven, als we een cyclische voorraadstrategie volgen). Maar daar hangt een prijskaartje aan, want operatoren moeten hun normale werkzaamheden onderbreken om manueel de voorraad te tellen. Bij een permanent systeem daarentegen is de inzet die van het personeel wordt gevraagd minimaal en hoeft het bedrijf de activiteiten niet te onderbreken.

Voordelen van een permanente voorraad

De voordelen van een systeem met permanente voorraad zijn duidelijk. Laten we de belangrijkste voordelen eens bekijken:

• Totale voorraadcontrole: de logistiek manager heeft te allen tijde toegang tot informatie over waar elke SKU zich bevindt en welke hoeveelheid in elk slot is opgeslagen. Automatisch voorraadbeheer door het WMS is vooral nuttig bij operaties zoals retourzendingen of de orderpicking met meerdere SKU's.
• Volledige traceerbaarheid van producten: een permanente voorraad hebben, vergemakkelijkt de volledige traceerbaarheid van producten doordat alle stadia die een product in de toeleveringsketen doorloopt, worden gevolgd.
• Lagere bedrijfskosten: dit type voorraadtelling vermijdt voorraadtekorten door op elk moment fouten op te sporen, waardoor de logistieke kosten van het magazijn aanzienlijk dalen.
• Bedrijfsimago: in een uiterst concurrerende omgeving als e-commerce kan een fout in de voorraden het bedrijfsimago bij klanten in gevaar brengen. Een WMS zorgt ervoor dat de in de winkel getoonde voorraadgegevens overeenkomen met de werkelijke voorraad in het magazijn.
• Sancties: sommige marktplaatsen, zoals Amazon, vereisen een streng en efficiënt beheer en levering van bestellingen om op hun portaal te mogen werken. Een WMS zorgt ervoor dat aan deze strenge eisen wordt voldaan en voorkomt zo eventuele sancties.

Kortom, een permanente voorraad aanhouden wordt een absolute voorwaarde, samen met de consolidatie van omnichannel en de e-commerce logistiek. Met een toenemend aantal steeds kleinere SKU's is de invoering van software om het voorraadbeheer te automatiseren absoluut noodzakelijk om voorraadtekorten en foutieve bestellingen te vermijden.

Overwegingen bij de invoering van een permanente voorraad

Zelfs bij een permanente voorraad is het mogelijk dat er spookvoorraad verschijnt of dat er onderweg voorraad verloren gaat. Bij een permanente voorraad is het voorraadbeheer echter strakker, waardoor fouten gemakkelijker kunnen worden opgespoord. De verliezen voor het bedrijf zullen dus veel lager zijn dan wanneer de voorraad volledig manueel wordt beheerd.

De invoering van een Warehouse Management Systeem vergt een initiële investering, maart het WMS biedt een snelle return on investment. De software vermindert het foutenpercentage bij de afhandeling van inkomende en uitgaande goederen en maakt het vooral mogelijk een groter volume aan orders te verwerken. Op die manier kan het bedrijf de omzet verhogen en tegelijkertijd de kosten van de retourlogistiek verlagen.

Voorbeelden van de invoering van een permanente voorraad

Meer en meer bedrijven kiezen voor een systeem van permanente voorraden, omdat voorraadtekorten of verkeerde bestellingen de reputatie van een merk kunnen schaden. Laten we eens kijken naar enkele voorbeelden van bedrijven die een WMS hebben ingevoerd en nu profiteren van de voordelen van een actuele voorraad in real time.

Een goed voorbeeld hiervan is het metaalbedrijf Alcorta Forging Group dat Easy WMS installeerde om de productielijnen efficiënt te beleveren. "Met deze automatische oplossing hebben we het voorraadbeheer en de orderpicking geoptimaliseerd", zegt José Antonio Fernández, magazijnbeheerder van dit bedrijf, dat jaarlijks wereldwijd ongeveer 20 miljoen onderdelen voor de automobielsector verdeelt.

Een ander voorbeeld is het logistieke bedrijf Luis Simões. De software van Mecalux biedt logistiek managers een strikte controle van de voorraad in real time en automatiseert het binnenkomen en verlaten van goederen in een logistiek centrum met 100.000 pallets dat 4.000 bestellingen per dag verzendt. Rui Simões, manager van de afdelingen logistiek en innovatie, benadrukt: "Met de oplossingen van Mecalux hebben we de werking aanzienlijk efficiënter gemaakt".

Systeem voor permanente voorraad: uitgebreide controle over de voorraad van het magazijn

Permanente voorraad zorgt voor betrouwbare voorraadtellingen in het magazijn, waardoor de kans op voorraadtekorten of voorraadoverschotten minimaal is.

Warehouse Management Software is het ideale instrument om deze manier van voorraadbeheer toe te passen. In tegenstelling tot andere methoden of oplossingen automatiseert het WMS het beheer van inkomende en uitgaande goederen en begeleidt het de operatoren bij alle stappen om ervoor te zorgen dat elke voorraadwijziging correct wordt geregistreerd.

Bij Mecalux zijn we experts in intelligente opslagoplossingen. Als u wilt profiteren van een permanente voorraadsysteem in uw bedrijf, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Een adviseur van onze softwareafdeling zal u adviseren over de beste opties voor uw bedrijf.