Goederencodes in een magazijn

Het gebruik van goederencodes in het magazijn, bevordert een goede organisatie van de voorraad, hetgeen een positief effect heeft op alle werkzaamheden in de faciliteit. Vandaar de noodzaak om elk product bij ontvangst te identificeren.

De goederencode heeft tot doel de producten eenduidig te identificeren door middel van een code of teken. Deze code is gekoppeld aan een etiket of tag, dat op het product wordt aangebracht en waarmee elektronische toegang tot het artikel wordt verkregen. De meest gebruikte etiketten of tags in de logistieke wereld zijn streepjescodes en RFID-tags.

In dit artikel wordt in detail uitgelegd wat een goederencode is, en wat de voordelen zijn van een correcte identificatie van alle artikelen in een magazijn. Ook de apparatuur en de criteria die voor de goederencodes gebruikt worden, zullen worden omschreven, met bijzondere nadruk op het WMS.

Wat zijn goederencodes, of wat is goederencodering in een magazijn?

Codering: het toekennen van een code aan een product. Deze code maakt het mogelijk enkele van de voornaamste kenmerken van een product te identificeren: het artikelnummer, de datum van aankomst in het magazijn, de verpakking en de vervaldatum, de ingrediënten of de schadelijkheid van het product.

Het doel van de goederencode is om de goederen eenduidig te identificeren. Er kunnen geen twee producten met dezelfde code zijn. Het warehouse management systeem (WMS) speelt een belangrijke rol in dit proces. Het WMS genereert de code voor elk artikel, wijst de opslaglocatie van de producten in het magazijn toe, en houdt de verschillende fasen bij die het doorloopt, oftewel de traceerbaarheid.

Tegenwoordig hebben trends zoals ultrasnelle leveringen, of de opslag van kleine artikelen, de magazijnprocessen complexer gemaakt. Daarom is het van essentieel belang een volledige controle van de artikelen uit te voeren, en al hun verplaatsingen te registreren om de goederenstroom nauwkeurig te kunnen bestuderen en te kunnen optimaliseren. Dankzij de goederencode en met behulp van een WMS, kunnen magazijnmedewerkers sneller en met minder vergissingen artikelen lokaliseren en verzenden.

Voordelen van het coderen en etiketteren van producten

Codering is zeer nuttig in alle stadia van de toeleveringsketen of Supply Chain, van de fabrikant tot de eindgebruiker. Hierdoor zijn fabrikanten op de hoogte van de status van hun voorraden en kunnen zij artikelen snel lokaliseren en verzenden. De consumenten profiteren van de goede logistieke procedures van de ondernemers. De beschikbaarheid van de producten bij aankoop, en de snelle en foutloze ontvangst van de online bestellingen, zijn voor klanten immers van groot belang.

Het codificeren van de artikelen en de juiste identificatie ervan biedt dan ook de volgende voordelen:

• De leveringssnelheid. Als alle producten die in het magazijn aankomen, voorzien zijn van een etiket of tag, dan kunnen ze sneller worden geïdentificeerd. Zodra de tag met een RFID-reader wordt gedetecteerd, worden de artikelen automatisch in het systeem geregistreerd.
• De traceerbaarheid. Wanneer alle producten geïdentificeerd zijn, is het gemakkelijk de verschillende stadia te volgen die de goederen doorlopen.
• Real-time voorraadbeheer. Het is mogelijk om op elk moment het exacte aantal producten te kennen dat in voorraad is.
• Diepgaande kennis van de markt. Hoe meer gegevens er zijn, hoe gemakkelijker het is om beslissingen te nemen over hoe de activiteiten kunnen worden verbeterd, en hoe beter er kan worden ingespeeld op nieuwe klantbehoeften. De goederencode maakt het mogelijk een groot aantal variabelen te analyseren, zoals de datum en de hoeveelheid van elk verkocht product, of de ruimte die nodig is om het in het magazijn op te slaan.
• Efficiënt bestellingen klaarzetten. Orderpicking is één van de activiteiten die de meeste tijd en middelen vergen. Als alle artikelen worden beheerd en geïdentificeerd, gaat dat sneller, omdat het WMS de exacte locatie van elk artikel kan bepalen en de magazijnmedewerkers precieze instructies kan geven over hoe ze de artikelen kunnen vinden.
• Het voorkomen van vergissingen. Identificatie van de goederen voorkomt verliezen en vergissingen bij alle activiteiten, wat resulteert in een betere logistieke dienstverlening, een grotere klanttevredenheid en aanzienlijk lagere kosten.

Typen en normen van goederencodes

Er zijn verschillende manieren om de goederen in het magazijn te coderen, afhankelijk van de gebruikte symbolen. Elk bedrijf kiest het systeem dat het best aansluit bij zijn behoeften. De meest voorkomende vormen zijn:

• Numerieke goederencodes. Alleen cijfers kunnen worden gebruikt, geen letters of tekens.
• Alfabetische codering. Deze bestaat alleen uit letters.
• Alfanumerieke codering. De code is een combinatie van letters, cijfers en tekens.

Als de onderneming een eigen codesysteem opzet, moet het gemakkelijk te gebruiken zijn, en toegankelijk voor alle betrokken medewerkers. Het wordt aanbevolen dat de codes kort worden gehouden en steeds dezelfde lengte hebben, zodat ze gemakkelijker te lezen en te noteren zijn.

Zodra het type codering is gekozen, is de volgende stap de etikettering van de goederen. Dit is waar de streepjescode om de hoek komt kijken, de meest gebruikelijke goederencode in een magazijn. De laserscanner dient voor de herkenning van de streepjes en voor de omzetting ervan in een alfanumeriek equivalent, waardoor het een snel en nauwkeurig systeem is.

Hoewel er andere, modernere mogelijkheden zijn, zoals QR-codes of RFID-tags, is het moeilijk om de eenvoud en doeltreffendheid van de streepjescode te overtreffen. Hierdoor komt het nog vaker voor in de logistieke sector. Bovendien kan de streepjescode zowel intern als extern worden gebruikt. Om extern te worden gebruikt, tussen verschillende bedrijven, moet het echter voldoen aan een aantal regels en normen.

GS1, voorheen de International Article Numbering Association, heeft een coderingssysteem ontwikkeld dat een unieke identificatie van producten op internationaal niveau mogelijk maakt.

De meest voorkomende codes die deze vereniging heeft ingevoerd:

• EAN-13. Het wordt gebruikt om voornamelijk artikelen te identificeren, die zijn uitgestald bij de verkooppunten. Het wordt zo genoemd omdat het bestaat uit dertien cijfers die in vier delen zijn opgesplitst: land van herkomst, bedrijf dat het product heeft vervaardigd, productcode en controlenummer. De code van de fabrikant wordt verstrekt door de bevoegde instantie in elk land: GS1.
• EAN-128 of de GS1-128. Deze code werd gecreëerd om aanvullende informatie te verschaffen bij de EAN-13 code, zoals het gewicht, de productiedatum, de vervaldatum, het partijnummer, de serienummers, en de uiteindelijke bestemming van het product. Het is de referentiecode in de logistieke sector.
• De SCC: Serial Shipping Container Code. Het wordt gebruikt om bestellingen te beheren en te volgen. Deze code is bijzonder nuttig voor een vlotte levering.

ERP en WMS: software voor goederencodering

De enige manier om de opgeslagen artikelen correct te coderen is met behulp van een softwarepakket, ERP en WMS.

De ERP kent automatisch een code toe aan elk artikel in de bedrijfscatalogus. De code moet overeenstemmen met het type codering dat door het bedrijf wordt gebruikt; EAN-13, EAN-128, RFID-tag.

Het WMS, zoals Easy WMS van Mecalux, kan op zijn beurt ook codes genereren, bijvoorbeeld voor artikelen die niet gecodeerd in het magazijn zijn aangekomen of voor nieuwe artikelen die in het magazijn zijn aangemaakt, zoals kits. In dit geval moeten de magazijnmedewerkers elk artikel afzonderlijk identificeren, en handmatig in het systeem invoeren, waarbij de kenmerken ervan moeten worden vermeld, zodat het WMS het product kan herkennen en er een code voor kan aanmaken.

Het scannen van de goederencode geeft toegang tot alle informatie over het betrokken voorwerp, zoals het gewicht, het volume en de voorzorgsmaatregelen die moeten worden genomen bij de opslag of het verplaatsen ervan.

Het ERP beschikt over databases waarin alle regels en informatie zijn opgenomen, die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van bedrijfsactiviteiten, zoals informatie met betrekking tot de transportbedrijven, de leveranciers en, uiteraard, de informatie over de voorraden. De database met betrekking tot de voorraden is de belangrijkste in de logistiek en de codering in het bijzonder, aangezien deze alle gegevens bevat die betrekking hebben op de goederen.

Het WMS neemt alle informatie uit de database met betrekking tot de voorraden over, om de goederen in het magazijn op de juiste manier te kunnen beheren. De wijze waarop de verschillende processen worden ontwikkeld, zal afhangen van de kenmerken van de goederen. Bij het orderverzamelen is het bijvoorbeeld noodzakelijk, het volume van het product te kennen, om te bepalen welke dozen of verpakkingen er moeten worden gebruikt.

De verbinding tussen het ERP en het WMS moet permanent en in twee richtingen verlopen. Met alle informatie afkomstig van de goederencode en de database, kan het WMS immers de producten in het magazijn ordenen op basis van criteria zoals aard, volume, gewicht, hoedanigheid, presentatie of attributen, zoals bijvoorbeeld de houdbaarheidsdatum, de kwaliteit, en de kleur.

Het WMS moet zodanig worden ontworpen, dat er een strategie kan worden ontwikkeld voor de toewijzing van opslaglocaties aan de goederen, overeenkomstig de voorkeuren of behoeften van het bedrijf. Deze efficiënte organisatie van het magazijn, heeft een positieve invloed op alle activiteiten die in het magazijn worden uitgevoerd, inclusief het orderverzamelen.

Codering: ordening en beheer

Codering is een proces dat tot doel heeft de opslag van goederen te vergemakkelijken en een volledige traceerbaarheid te garanderen. Codificering is synoniem aan ordening en beheer. De beschikbaarheid van alle geïnventariseerde items, draagt bij tot een veel doeltreffender opslagbeheer. Het meest voor de hand liggende voordeel is de traceerbaarheid: het registreren van alle verplaatsingen van de producten door de hele toeleveringsketen heen.

Het WMS is ongetwijfeld belangrijk, het is een systeem dat in staat is de voorraad en alle verplaatsingen in het magazijn te controleren. Het houdt de voorraad bij en lokaliseert de producten. Om dit mogelijk te maken, is het van essentieel belang dat de ERP (die de database met de informatie met betrekking tot de voorraden beheert), en het WMS (dat verantwoordelijk is voor het uitlezen van de goederencodes en het toewijzen van een opslaglocatie in het magazijn), onderling gecoördineerd zijn.

Bedrijven moeten alle artikelen identificeren bij aankomst in het magazijn, om ze een opslaglocatie toe te wijzen op basis van hun kenmerken. In het WMS zijn regels opgenomen voor de juiste organisatie van de goederen in het magazijn. Door dit systeem is het op elk moment bekend, waar een artikel zich bevindt.

Neem contact op met Mecalux als u uw magazijn wilt uitrusten met een WMS, dat in staat is om alle processen te controleren en te optimaliseren. Om de producten te traceren, om ze van een goederencode te voorzien, en om de goederenstromen efficiënt te beheren. Easy WMS is een systeem dat met elk ERP kan worden geïntegreerd om al deze processen te coördineren, inclusief het coderen van goederen.