Demand planning: inspelen op de vraag

Demand planning omvat een reeks maatregelen waarmee voldoende voorraden kunnen worden aangehouden om aan de vraag van de klanten tegemoet te komen.

Om een evenwicht tussen vraag en aanbod te bereiken, moeten ondernemingen beschikken over de grondstoffen die nodig zijn om de producten te vervaardigen, maar ook over een voldoende aantal eindproducten om de bestellingen aan de klanten te kunnen leveren.

In dit artikel leggen wij het concept van demand planning uit en hoe alle processen en beslissingen in een bedrijf worden afgestemd op één gemeenschappelijk doel: tegemoet komen aan de klantvraag.

Wat is demand planning?

Demand planning, of de planning van de vraag, vormt de motor van de toeleveringsketen of Supply Chain. Het bestaat uit het maken van een inschatting van de omzet van een onderneming teneinde de productieprocessen, de magazijnoperaties en het budget te bepalen.

Alle afdelingen van het bedrijf, zoals verkoop, marketing, operations, financiën en logistiek, moeten samenwerken om deze ramingen te verkrijgen. Aan de hand daarvan worden het beleid en de commerciële strategieën vastgesteld.

In een magazijn bepaalt demand planning hoeveel artikelen er per Stock Keeping Unit (SKU) moeten worden opgeslagen, hoeveel ruimte er nodig is voor alle goederen en hoeveel operators en ploegen er nodig zijn. Het draagt ook bij tot het aanleggen van een veiligheidsvoorraad om een eventuele onderbreking van de dienstverlening te voorkomen.

Demand planning heeft echter niet alleen betrekking op interne bedrijfsmiddelen en -afdelingen, maar ook op externe. Leveranciers van grondstoffen moeten zich bijvoorbeeld ook aanpassen aan de planning en het tempo van de productieprocessen, om vertragingen te voorkomen.

Voordelen van demand planning

Zodra de vraag is bepaald, kan de afdeling inkoop de vereiste hoeveelheden producten bepalen. Zowel wat de grondstoffen betreft, om een ononderbroken bevoorrading van de productielijnen te garanderen, als wat de eindproducten betreft, om de klanten te kunnen leveren.

Weten welke hoeveelheden goederen moeten worden beheerd, heeft de volgende voordelen:

• Klanttevredenheid, beter bedrijfsimago. Demand planning zorgt voor een optimale voorraad eindproducten op het juiste tijdstip.
• Organisatie van de productie. Door een globaal idee te hebben van het aantal producten dat verkocht zal worden, is het mogelijk te anticiperen op de behoeften van de productielijnen aangaande de benodigde grondstoffen en verpakkingen.
• Beheer van reservevoorraden. Er kunnen voldoende buffervoorraden worden aangehouden om te voldoen aan de marktvraag, en om nieuwe producten, aanbiedingen en promoties te lanceren.
• Vermindering van het aantal achterhaalde artikelen. Alleen de producten die nodig zijn om aan de vraag te voldoen, worden opgeslagen, zodat er geen voorraadtekorten ontstaan en er geen achterhaalde goederen in het magazijn achterblijven. Het vermindert ook de kosten in verband met de opslag van producten gedurende lange perioden.
• Optimaal gebruik van de beschikbare opslagruimte. Door alleen essentiële voorraden aan te houden, wordt de benodigde opslagruimte aanzienlijk beperkt, waardoor de opslagkosten tot een minimum worden beperkt.
• Personeelsorganisatie. In een magazijn is het niet voldoende om over de nodige producten te beschikken om aan de marktvraag te voldoen. Het is ook noodzakelijk de operators en de teams zo te organiseren dat schommelingen in de vraag kunnen worden opgevangen zodat een kwalitatief hoogstaande dienstverlening kan worden geboden.
• Kostenvermindering. Dankzij demand planning kunnen bedrijven hun begroting plannen, maar ook hun uitgaven nauwgezet in de hand houden.

Elementen met betrekking tot demand planning, of de planning van de vraag

Het inschatten van de verkoop is een complexere taak dan het lijkt, omdat deze in werkelijkheid onderhevig is aan onverwachte veranderingen. Er is geen onfeilbare methode voor het maken van prognoses: het is onmogelijk om alle toekomstige gebeurtenissen te voorspellen.

Hoewel er producten zijn waarvan het verbruik stabiel blijft in de tijd, is dit niet altijd het geval. Sommige producten zijn seizoensgebonden, wat betekent dat deze gedurende bepaalde perioden van het jaar in grotere hoeveelheden worden verbruikt. Andere daarentegen worden beïnvloed door trends of veranderingen in gewoonten, wat het moeilijk maakt te anticiperen op de verkoop ervan. Hoe moet de demand planning of de planning van de vraag worden aangepakt?

Om een inschatting van de omzet te maken, analyseren ondernemingen bijvoorbeeld de ontwikkeling van de verkopen in de afgelopen maanden, kwartalen of jaren. Historische vraag- en verkoopgegevens zijn zeer waardevol. Enerzijds omvat de vraag artikelen die de klanten hebben besteld, ongeacht of deze in voorraad zijn en dus al dan niet in de handel kunnen worden gebracht. Anderzijds zijn de verkopen, de artikelen die zijn verkocht en verzonden.

Maar wat als het gaat om nieuwe artikelen waarvan de verkoopgeschiedenis niet beschikbaar is? In deze gevallen is het van essentieel belang het aantal potentiële afnemers en de marktsituatie, zowel nationaal als internationaal, te analyseren, daarbij rekening houdend met de politieke, economische, sociale en technologische factoren die van invloed kunnen zijn op de verkoop.

Anderzijds zijn ook de bedrijfsstrategieën van de concurrenten van doorslaggevend belang bij demand planning of de planning van de vraag. In dit stadium is het niet alleen noodzakelijk de voornaamste concurrenten te identificeren, ook moet hun strategie bestudeerd worden en moet er op hun reactie geanticipeerd worden.

Tenslotte moet worden nagedacht over de gevolgen en mogelijke uitkomsten van de uitvoering van uw eigen bedrijfsstrategie. Zo motiveren campagnes zoals packs of «twee voor de prijs van één» aanbiedingen klanten om meer te kopen dan ze nodig hebben. Anderzijds leiden dergelijke initiatieven tot minder vraag gedurende de volgende aankoopcyclus.

Kwantitatieve en kwalitatieve methoden voor de berekening van de verwachte vraag

Er bestaan verschillende kwantitatieve methoden, gebaseerd op historische gegevens, voor de berekening van de verwachte omzet in het kader van het voorraadbeheer. Er zijn drie hoofdmethoden:

• De «eenvoudige» methode: hierbij wordt gebruik gemaakt van historische waarden en verondersteld dat de ontwikkeling van de verkoop in de tijd constant blijft. Het nadeel is dat het onrealistisch is, omdat het geen rekening houdt met veranderingen in de vraag.
• De methode van het «rekenkundig gemiddelde»: het bestaat uit de berekening van het rekenkundig gemiddelde van de verkoop over een bepaalde periode, bijvoorbeeld een jaar. Om de tendens realistischer te maken, is het ideaal om te werken met korte perioden, zoals een kwartaal, een maand of een week.

Daarnaast wordt ook gebruik gemaakt van de «kwalitatieve» methode, vooral wanneer nieuwe producten op de markt worden gebracht. Deze omvat marktonderzoek, waarbij potentiële klanten en de voornaamste concurrenten worden geanalyseerd. Alsmede een internetanalyse, waarbij het accent ligt op het webverkeer teneinde het gedrag en de gewoonten van potentiële klanten vast te stellen.

Technologieën voor demand planning

Voorheen vertrouwden de ondernemingen op hun kennis en ervaring om min of meer nauwkeurige verkoopprognoses te maken en om te beslissen hoeveel artikelen nodig waren om aan de vraag te voldoen.

Geleidelijk aan, met de opkomst van de informatisering, begonnen enkele ondernemingen verkoopprognoses te maken met behulp van applicaties zoals Microsoft Excel, dat nog steeds door kleine en middelgrote ondernemingen wordt gebruikt.  Aangezien deze tool op grote schaal wordt gebruikt, blijft het opmaken van een inventaris in Excel voor sommige bedrijven een gangbare praktijk, ook al wordt dit niet aanbevolen. Het is inderdaad aan te bevelen gespecialiseerde tools te gebruiken, zowel voor het opstellen van prognoses van de vraag als voor het beheer van uw magazijn.

Aangezien de mogelijkheden van Excel beperkt zijn, moet de «demand planner», d.w.z. de persoon die verantwoordelijk is voor de verkoopramingen, beschikken over een specifieke software voor de planning van de vraag. Deze software is gebaseerd op de informatiestromen die verzameld worden door het ERP en door het warehouse management systeem, zoals Easy WMS van Mecalux. Hiermee kan een inschatting gemaakt worden van de producten die opgeslagen moeten worden, om aan de vraag te voldoen.

Idealiter zou het WMS over een specifieke tool voor data-analyse moeten beschikken die alle magazijnactiviteiten bestrijkt. In het geval van Easy WMS van Mecalux, is dit de Supply Chain Analytics module, een oplossing die de dagelijkse hoeveelheid gegevens die in het magazijn worden geproduceerd, omzet in KPI's. Deze KPI's maken het mogelijk om beslissingen te nemen over de implementatie van verbeteringsmaatregelen.

Met al deze gegevens berekent de software voor demand planning de verwachte omzet en geeft deze vervolgens door aan het ERP en WMS. Deze prognoses worden gebruikt om vervolgens bijvoorbeeld de magazijnactiviteiten of de verkoopcampagnes te organiseren.

Een voorbeeld van demand planning of de planning van de vraag

Demand planning kan variëren naargelang het type bedrijf en de kenmerken van de producten.

Laten we, om dit beter te begrijpen, het voorbeeld nemen van een speelgoedfabrikant: de onderneming moet allereerst een korte, middellange of lange termijnplanning maken en een tijdschema opstellen. De speelgoedsector is zeer seizoensgebonden, waarbij de verkoop in zeer specifieke perioden van het jaar een hoge vlucht neemt, vooral met Kerstmis, maar ook, zij het in mindere mate, in de zomer.

Logistiek tijdens de kerstperiode vereist een feilloze organisatie van alle activiteiten, vooral met betrekking tot het orderverzamelen, om orderpickfouten te voorkomen. Ook moeten de productieprocessen van tevoren worden georganiseerd, zodat de goederen beschikbaar zijn wanneer er behoefte aan is.

Het programmeren van een kalender is echter niet voldoende, u moet ook de verkoop over een bepaalde periode meten, zoals bijvoorbeeld over voorgaande jaren, kwartalen of maanden. Het speelgoedbedrijf kan de resultaten van de kerstcampagnes van voorgaande jaren analyseren en een verkoopdoelstelling vaststellen.

Met behulp van een WMS kan het magazijn in deze tijd van het jaar een groter aantal bestellingen verwerken. In een scenario van verhoogde seizoensgebonden vraag, optimaliseert het WMS de activiteiten en begeleidt het de magazijnmedewerkers om de bestellingen sneller en zonder vergissingen klaar te zetten.

Synoniem voor zakelijke reputatie

Geconfronteerd met een steeds veeleisender toeleveringsketen of Supply Chain, met betrekking tot de voorbereiding van een groot aantal bestellingen, zeer korte leveringstermijnen en retourzendingen, moeten ondernemingen anticiperen op de vraag en deze plannen met het oog op een goede organisatie van de werkzaamheden in het magazijn.

In de logistiek is het WMS een essentieel instrument om deze planning uit te voeren. Enerzijds kunt u met deze software gegevens verkrijgen, die u in staat stellen te anticiperen op de toekomstige ontwikkeling van uw activiteit. Anderzijds, wanneer u eenmaal vertrouwd bent met het scenario waarmee u te maken zult krijgen, dan zal het u helpen de nodige aanpassingen door te voeren teneinde uw magazijn door de verschillende verkoopcycli te loodsen. Mecalux biedt Easy WMS, een geavanceerd warehouse management systeem, dat een strikt en globaal beheer van uw magazijn mogelijk maakt. Neem contact met ons op voor meer informatie omtrent het beheer van uw logistiek.