EDI logistiek: technologie voor gestandaardiseerde communicatie

Het gebruik van EDI logistiek heeft zich ontwikkeld als een oplossing die een vlotte en gestandaardiseerde communicatie mogelijk maakt tussen alle betrokkenen in de toeleveringsketen: van de leveranciers tot de vervoerders die de bestellingen bezorgen.

In dit artikel wordt de opkomst van EDI logistics besproken alsmede de voordelen van de implementatie ervan in de toeleveringsketen.

Wat is EDI logistiek?

EDI oftewel Electronic Data Interchange kan worden gedefinieerd als de elektronische uitwisseling van bedrijfsdocumenten tussen bedrijven volgens een gestandaardiseerd formaat. EDI logistics transacties vervangen de uitwisseling van papieren documenten doordat informatie gecodeerd, in een genormaliseerd formaat, wordt overgedragen tussen twee bedrijven, waardoor mogelijke uitleesfouten of verlies van informatie worden vermeden.

EDI logistiek vindt zijn oorsprong op militair vlak. De Amerikaanse sergeant Edward A. Guilbert wordt beschouwd als de voorloper op het gebied van Electronic Data Interchange. Samen met logistieke managers ontwikkelde Guilbert in 1948 een systeem voor de overdracht van informatie via de telex en de telefoon om de logistieke problemen bij de bevoorrading van West-Berlijn aan te pakken.

Pas jaren later, in de jaren zestig, toen bedrijven hun interne procedures begonnen te automatiseren, begon de zoektocht naar een oplossing die de overdracht van informatie zou vereenvoudigen. In 1968 werd het Transportation Data Coordination Committee oftewel het TDCC opgericht om normen voor de industrie te ontwikkelen. Het TDCC heeft een programma ontwikkeld waarin de formaten van de berichten, de codes en de communicatieprotocollen zijn vastgelegd. In 1975 publiceerde het comité de eerste documentatie met betrekking tot het EDI-systeem.

Vervolgens werd deze wijze van communiceren overgenomen in sectoren zoals de automobielindustrie, om de just-in-time levering van grondstoffen aan de productielijnen te waarborgen, en in de financiële sector, om bankoverschrijvingen te vereenvoudigen. Het is eveneens doorgedrongen tot de gezondheidssector omdat het essentieel is om de levering van medische benodigdheden aan ziekenhuizen te waarborgen, alsook de farmaceutische sector, waar het gaat om het garanderen van een doeltreffende communicatie tussen de verschillende laboratoria.

De opkomst van EDI bij steeds meer bedrijven en in steeds meer landen wordt ondersteund door normen die ervoor zorgen dat berichten door alle partijen kunnen worden verzonden, begrepen en herkend. De meest gebruikte normen zijn UN/EDIFACT van de Verenigde Naties en ANSI ASC X12 van het American National Standards Institute (ANSI).

De toepassing van EDI logistics

Het gebruik van EDI logistiek is genormaliseerd om tegemoet te komen aan de behoefte om de informatiestromen efficiënter te laten verlopen en alle betrokkenen in de toeleveringsketen op elkaar af te stemmen.

In de toeleveringsketen vervult EDI verschillende functies. Enerzijds kunnen leveranciers bedrijven informeren over de artikelen die bij hen in het magazijn zullen worden afgeleverd. Anderzijds geeft het bedrijven de mogelijkheid om aan de transporteurs mee te delen welke bestellingen er moeten worden afgeleverd. Daartoe genereren bedrijven een zogenaamd Advanced Shipping Note (ANSI X12 EDI 856), dit is een elektronisch document met gedetailleerde informatie aangaande de samenstelling van de zending.

Easy WMS de Warehouse Management software van Mecalux kan functioneren met het EDI-systeem als onderdeel van een ERP. Bij bepaalde ERP's, oftewel Enterprise Resource Planning, die in de handel zijn wordt dit systeem ingezet om te communiceren met leveranciers of vervoerders. Easy WMS kan ook informatie in EDI-formaat uitwisselen met de Enterprise Resource Planning zodat de gegevensuitwisseling sneller verloopt.

Voor- en nadelen van het gebruik van Electronic Data Interchange in de toeleveringsketen

Het integreren van EDI logistiek biedt de volgende voordelen:

• Snelheid en betrouwbaarheid. Het garandeert een veilige uitwisseling van informatie tussen alle betrokkenen in de toeleveringsketen. Door de gegevensuitwisseling te digitaliseren, besparen bedrijven tijd en worden de kosten en mogelijke vergissingen van handmatig informatiebeheer voorkomen.
• Efficiënte communicatie. De verzender en de ontvanger gebruiken een gemeenschappelijk formaat dat de elektronische uitwisseling van gegevens vergemakkelijkt. Door normalisering worden technische belemmeringen opgeheven. Het maakt ook de handmatige controle van informatie overbodig omdat de gegevens eenvoudig tussen de toepassingen worden uitgewisseld.
• Real-time informatie. Het brengt een onmiddellijke uitwisseling van informatie tussen verschillende bedrijven tot stand. Zo weet de magazijnmanager bijvoorbeeld al van tevoren welke artikelen zijn leveranciers hem zullen toesturen, zodat hij zijn magazijnwerkzaamheden daarop kan afstemmen.
• Eenvoudige administratieve procedures. Het maakt een nauwgezet beheer van afleveringsbonnen en facturen mogelijk, waardoor de administratieve kosten worden beperkt. Zo kan in het magazijn worden gecontroleerd of de ontvangen artikelen overeenstemmen met de door de leverancier aangekondigde goederen.
• Geplande magazijnwerkzaamheden. Dankzij snellere informatiestromen kunnen de betrokkenen in de toeleveringsketen hun werkzaamheden beter inplannen. Toeleveranciers kunnen bijvoorbeeld de distributie van grondstoffen afstemmen op de hoeveelheid werk bij de productielijnen.
• Betere handelsbetrekkingen. Bedrijven hoeven de ontvangen informatie niet te analyseren, zodat facturen en bestellingen sneller kunnen worden afgehandeld.

Deze technologie heeft echter ook enkele nadelen:

• Initiële investering. Het digitaliseren van de uitwisseling van informatie, het beschikken over een netwerk met toegevoegde waarde en software voor het coderen en verzenden van gegevens vergt een initiële investering die op weerstand kan stuiten.
• Noodzakelijke aanpassingen. Bedrijven die gegevens uitwisselen met behulp van een EDI-systeem moeten aan bepaalde eisen voldoen. Bovendien is het EDI-systeem niet flexibel genoeg om veranderingen in de markt op te kunnen vangen.

EDI logistiek: informatiestromen optimaliseren

Elektronische gegevensuitwisseling zorgt voor een efficiënte communicatie tussen alle betrokkenen in de toeleveringsketen, die complex van structuur kan zijn en een grote verscheidenheid aan activiteiten omvat. Door het inzetten van EDI logistiek kunnen alle processen op elkaar worden afgestemd waardoor de efficiëntie wordt verbeterd.

Digitalisering is uitgegroeid tot een soort bondgenoot van magazijnen, omdat het bedrijven ondersteunt bij het beheersen van processen en het nauwlettend toezicht houden op de producten. Neem voor meer informatie over de technologische oplossingen contact op met Mecalux, zodat uw logistieke magazijnmedewerkers klaar zijn voor de eisen van de klanten van morgen.